All posts by ariesadhar

Auditor Wanna Be, Apoteker, dan Author di ariesadhar.com
Hanya Mau Menulis

“Apak Den Kepala Sekolah”

3 Comments

Jangan kaget sama judul di atas, itu semacam Bahasa Minang. Iye, sebagai orang yang numpang lahir dan numpang membesar di Bumi Minangkabau–walaupun sama sekali nggak punya darah Minang–saya kudu ngerti Bahasa Minang.

Artinya: bapak saya kepala sekolah.

Melintir sedikit, judul di atas sering saya dan adik–adik saya pakai kalau lagi ketemu. Kira-kira begini:

A diang?! (apa lo?!)
Sia apak ang?! (bapak lo sapa?!)
Apak den kepala sekolah! (bapak gue kepala sekolah!)

Saya perlu tekankan bahwa dua kalimat pertama itu tergolong kasar untuk percakapan. Tapi, ya gitu deh, saya dan adik-adik emang kurang sopan kalau hal macam ini. Bahkan di depan orang tua kamipun, kami sering berlontaran kata “Asu”, tentunya tidak kepada orang tua–kepada sesama saudara saja, dan dalam konteks bercanda.

Oh iya, ujung-ujungnya, kalimat-kalimat di atas itu bisa begini:

Bagak ang?! (berani lo?!)
Den kecekan jo apak den ngko! (gue bilang bapak gue ntar!)
Tak omongke jo amak den lo beko! (gue bilang emak gue juga ntar!)

Atau…

Alah ko? (sudah nih?)
Alah, mangan sik, litak paruik (udah, makan dulu, lapar perut)

Iyeeee.. yang di-bold itu Bahasa Jawa. Peraduan kedua kami sekeluarga kakak beradik sesudah Bahasa Minang. Jadi, ketika ketemu… percakapan absurd macam ini PASTI AKAN TERJADI.

Hehehehehehe..

Kembali ke judul.

Dulu, jaman saya agak-agak baru lahir (ini entah terminologi jenis apa?!), Bapak saya pernah menjadi wakil kepala sekolah. Buat anak, pekerjaan orang tua itu kebanggaan. Dulu saya ingat betapa teman dengan suka hati bilang Bapaknya kepala bank, pemilik hotel, dan sejenisnya. Lha saya? Guru.. (sambil bisik-bisik).

Dan sampai saya gede, Bapak saya ya tetap guru.

Nah, baru belakangan setelah saya lulus (kalo nggak salah), kedua orang tua saya beroleh peningkatan jabatan. Diawali dengan Mamak yang jadi Kepala Sekolah TK. Nggak lama sih, karena segera mundur begitu Bapak diangkat jadi Kepala Sekolah SMP.

*padahal kan kereennnn, punya orang tua dua-duanya kepala sekolah*

Enak aje!

Jadi kepala sekolah itu, yang saya tahu, pusing dan banyak tekanan.

Lalu intinya apa?

Begini, ketika Bapak saya jadi kepala sekolah di era pendidikan (katanya) gratis dan anggaran 20% ini, godaan tentu besar. Iyalah besar karena ini terkait dana BOS, dana anu, dana itu, dan dana-dana lainnya. Yang mana daripada kepala-kepala sekolah lain dengan nyata saya lihat peningkatan signifikan pada hartanya.. hehehehehe…

Pastinya itu godaan besar banget. Saya kalau dikasih disitu ya nggak tahan juga mesti. Tapi agak ada untungnya juga ketika Bapak jadi kepsek, kebutuhan duit alias hepeng alias pitih itu sudah nggak sebesar dahulu kala, apalagi ketika punya 3 anak yang sama-sama kuliah di kampus swasta.

Poinnya adalah kok ya segala sesuatu itu pas.

Pas ketika waktu Bapak ditunjuk, performa SMP saya yang legendaris itu sedang di titik nadir.
Pas ketika godaan banyak, kebutuhan tidak lagi cukup banyak.

Kalau lihat sudut lain blog ini, ceritaalfa, bagian saya berpisah dengan Alfa, tentu ini poin yang sama. Tuhan itu memberikan segalanya pas. Pas butuh, pas ada. Entah bagaimana caranya. Which is kemudian saya tahu kalau si Bang Revo itu hasil utang bank, sesuatu yang amat sangat tidak saya sukai. *mending juga utang koperasi.. hehehe…*

The lesson is pada posisi apapun kamu berada, berbuatlah yang terbaik, dan seperti yang Kak Vienna (salah satu murid favorit Bapak dulu) begitu tahu Bapak jadi kepsek–he deserved it, indeed. Deserved itu akan diperoleh begitu kita berbuat yang terbaik kan?

🙂

Cerita Yang Pendek

Derita Dalam Diam

Leave a comment

“Hati-hati Bang. Ini aneh, tapi sering terjadi, dan bakal jadi jatuh cinta tersakit di seluruh dunia.”

“Apaan tuh? Ngeri banget?”

“Jatuh cinta diam-diam.”

“Waduh! Jadi gimana?”

“Bertindak!”

* * *

e4870ce6e44311323cca49de33ff9b65

Sudah berbilang tahun sedari aku dan Alfa bercakap-cakap dengan Alfa tentang perasaanku padanya. Telah beragam peristiwa berlalu sampai kemudian banyak kekhawatiran terbukti tanpa ada kompensasi.

Entah Alfa sudah berada dimana sekarang, tapi aku harus mengakui dengan sepenuh hati bahwa jatuh cinta ini adalah jatuh cinta tersakit di seluruh dunia.

Kenapa?

Kini, perlahan aku mulai menemukan jawabnya.

Karena sebesar apapun cintamu padanya, tidak punya makna apapun selama itu semua hanya dipendam. Dan, toh, tidak ada yang tahu cintamu itu selagi kamu memendamnya. Iya, tidak ada yang tahu, bahkan dirimu sendiri mencoba mengabaikan rasa itu dengan cara… memendamnya dalam-dalam.

Ketika dia disakiti, apa yang kamu lakukan?
Ketika dia mendapatkan cinta yang lain–yang kamu yakini tidaklah sebesar cintamu untuknya–apa pula yang bisa kamu tunjukkan?

Tidak ada. Cintamu hanyalah derita dalam diam.

Semua cinta yang dipendam, hanyalah ihwal kekalahan. Jelas demikian, karena dalam hal ini, yang berani mengungkapkanlah yang kemudian akan menang.

Aku sudah berada dalam keadaan hati yang tidak lagi utuh. Tercerai berai gegara terlalu besarnya cinta yang dipendam, sehingga kemudian dia meledak.

Meledak di dalam hati, tanpa ada yang tahu–sama sekali.

Aku memendam rapat-rapat semuanya ini, semata-mata takut membuat aku dan dia jauh. Apakah kamu juga begitu?

HAHAHAHAHAHAHAHASU…

Bahkan tanpa aku ungkapkan kemudian, segala dampak dari semua yang dipendam itu dengan sendirinya membuat dia jauh. Kalaulah dia jauh sesudah aku mengungkapkan semua perasaan ini, pastinya masih lebih baik daripada dia jauh tanpa aku pernah mengungkapkan cinta ini padanya.

Oh iya, cinta yang tidak pernah berubah sama sekali.
Sejak aku mulai menyimpan cinta ini dalam hati.

Aku sudah berada disini.

Kamu?

Ya, coba bayangkanlah. Imajinasikan dirimu berada di sebuah sudut ruangan besar dan kamu hanya meringkuk pilu di sudut ruangan itu. Ruangan yang nyata-nyata adalah hatimu sendiri.

Sementara, pada saat yang sama, orang lain tertawa-tawa bersamanya.
Atau mungkin, pada saat yang sama, dia menangisi orang lain yang menyakitinya.
Yang artinya? Bahkan bukan kamu yang ada di hatinya.

Hati itu memang dipilih, bukan memilih. Tapi memendam perasaan sama sekali tidak akan mampu membuka kesempatan hati ini untuk dipilih.

Hingga pada ujung dari semuanya itu, sebesar apapun cinta yang ada, selama apapun rasa itu dipendam, sepenuh apapun hatimu olehnya, tidaklah ada artinya.

Semuanya akan kalah oleh rasa yang terungkap. Mereka yang mengungkap rasa itu, yang menang. Sementara aku–dan mungkin kamu–akan terus terjebak dalam jatuh cinta paling sakit sedunia.

* * *

Sumber foto (dengan pengeditan)

Audit

Pedoman Audit Sistem Manajemen: Pelaksanaan dan Penyelesaian Tindak Lanjut Audit

1 Comment

PENYELESAIAN AUDIT

Audit diselesaikan jika segala aktivitas audit yang direncanakan terlaksana, atau disetujui bersama dengan klien audit (contoh, mungkin ada situasi yang tidak diharapkan yang mencegah audit selesai dari rencana).

Dokumen untuk proses audit hendaknya disimpan atau dimusnahkan dengan persetujuan antara partisipan sesuai dengan prosedur program audit dan persyaratan lain yang relevan.

Kecuali tidak disyaratkan secara hukum, tim audit dan personel yang mengelola program audit hendaknya tidak membuka muatan dokumen, segala informasi lain yang diperoleh selama audit, atau juga laporan audit kepada pihak lain tanpa persetujuan tertulis dari klien audit atau jika perlu persetujuan auditee. Jika pemaparan itu dipersyaratkan, klien audit dan auditee hendaknya diinformasikan sesegera mungkin.

Pelajaran yang diperoleh dari audit hendaknya masuk ke dalam perbaikan berkelanjutan dari sistem manajemen organisasi yang diaudit.

PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT

Laporan audit—tergantung tujuan auditnya—dapat mengindikasikan kebutuhan koreksi dan/atau korektif, pencegahan atau perbaikan. Beberapa tindakan umumnya diputuskan dan dilakukan oleh auditee di dalam rentang waktu yang disetujui. Jika dimungkinkan, auditee hendaknya tetap memberikan informasi status aksi kepada personel yang mengelola program audit dan tim audit.

Penyelesaian dan efektivitas tindakan hendaknya diverifikasi. Verifikasi dapat menjadi bagian dari audit berikutnya.

(Diterjemahkan dari ISO 19011: 2011)

Audit

Pedoman Audit Sistem Manajemen: Persiapan dan Distribusi Laporan Audit

Leave a comment

Persiapan Laporan Audit

Ketua tim audit hendaknya melaporkan hasil audit dalam tujuannya dengan kesesuaian terhadap program audit.

Laporan audit hendaknya menyediakan catatan audit yang lengkap, akurat, ringkas, dan jelas serta mencakup:

–       Tujuan audit

–       Ruang lingkup audit, khususnya identifikasi organisasi dan unit fungsional atau proses yang diaudit

–       Identifikasi klien audit

–       Identifikasi tim audit dan auditee  yang ikut serta di dalam audit

–       Tanggal dan lokasi proses audit dilakukan

–       Kriteria audit

–       Temuan audit dan bukti yang terkait

–       Kesimpulan audit

–       Pernyataan derajat pemenuhan terhadap kriteria audit

Laporan audit dapat mencakup atau mengacu hal berikut, sebagaimana diperlukan:

–       Rencana audit mencakup jadwal

–       Kesimpulan proses audit, termasuk segala rintangan yang menurunkan reliabilitas kesimpulan audit

–       Konfirmasi tujuan audit tercapai dengan ruang lingkup audit dalam kesesuaiannya dengan rencana audit

–       Segala area yang tidak tercakup dalam ruang lingkup audit

–       Kesimpulan yang mencakup kesimpulan audit dan temuan utama yang mendukung

–       Segala perbedaan pendapat yang tidak terselesaikan antara tim audit dan auditee

–       Peluang perbaikan, jika dispesifikkan dalam rencana audit

–       Praktek kesesuaian yang ditemukan

–       Tindak lanjut yang disetujui

–       Pernyataan kerahasiaan muatan audit

–       Segala implikasi terhadap program audit atau audit berikutnya

–       Daftar distribusi laporan audit

Laporan audit dapat dibuat sebelum closing meeting.

Distribusi Laporan Audit

Laporan audit hendaknya dikeluarkan dalam periode yang disetujui. Jika tertunda, alasan harus dikomunikasikan kepada auditee dan personel yang mengelola program audit. Laporan audit hendaknya memiliki tanggal, ditinjau, dan disetujui, sesuai dengan prosedur program audit.

Laporan audit hendaknya didistribusikan kepada penerima yang terdefinisi di dalam prosedur audit atau rencana audit.

(Diterjemahkan dari ISO 19011: 2011)

Audit

Pedoman Audit Sistem Manajemen: Pelaksanaan Aktivitas Audit

2 Comments

Umum

Aktivitas audit secara normal mengikuti klausul ini, perbedaan dapat terjadi tergantung kondisi spesifik audit.

Pelaksanaan Opening Meeting

Tujuan opening meeting adalah untuk:

–       Melakukan konfirmasi persetujuan dengan seluruh pihak terhadap rencana audit

–       Pengenalan tim audit

–       Pemastian seluruh aktivitas audit yang direncanakan dapat dilaksanakan

Opening meeting hendaknya dilaksanakan dengan manajemen auditee dan jika perlu orang-orang yang bertanggung jawab dengan fungsi dan proses yang diaudit. Selama meeting, peluang untuk bertanya hendaknya disediakan.

Derajat detail hendaknya konsisten dengan fimiliaritas auditee dengan proses audit. Dalam organisasi tertentu, seperti internal audit di organisasi kecil, kpening meeting dapat dengan sederhana mencakup komunikasi audit yang hendak dilaksanakan dan menjelaskan proses audit.

Untuk situasi audit lainnya, meeting dapat dilakukan dengan formal dan catatan kehadiran harus disimpan. Meeting hendaknya dihelat oleh ketua tim audit, dan hal-hal berikut harus dipertimbangkan:

–       Pengenalan partisipan, mencakup observer dan pemandu, serta perannya

–       Konfirmasi tujuan audit, ruang lingkup, dan kriteria

–       Konfirmasi rencana audit dan segala pengaturan lain yang relevan dengan auditee, seperti tanggal dan waktu closing meeting, segala meeting interim antara tim audit dengan manajemen, dan segala perubahan yang terjadi belakangan

–       Presentasi metode yang digunakan untuk melaksanakan audit, mencakup pemberitahuan pada auditee bahwa bukti audit akan didasarkan pada sampel dari informasi yang tersedia

–       Pengenalan metode untuk mengelola resiko terhadap organisasi yang dimungkinkan terjadi oleh kehadiran tim audit

–       Konfirmasi jalur komunikasi formal antara tim audit dan auditee

–       Konfirmasi bahasa yang digunakan selama proses audit

–       Konfirmasi bahwa selama audit, auditee akan selalu mendapatkan informasi pada progess audit

–       Konfirmasi bahwa sumber daya dan fasilitas yang dibutuhkan oleh tim audit tersedia

–       Konfirmasi aspek terkait kerahasiaan dan keamanan informasi

–       Konfirmasi prosedur kesehatan, keamanan, tanggap darurat dan keamanan untuk tim audit

–       Informasi metode pelaporan temuan audit dan pemeringkatannya jika ada

–       Informasi tentang kondisi jika audit dihentikan

–       Informasi tentang closing meeting

–       Informasi tentang kesepakatan temuan selama proses audit

–       Informasi tentang segala sistem untuk umpan balik dari auditee pada temuan dan kesimpulan audit, mencakup komplain atau banding.

 

Pelaksanaan Tinjauan Dokumen Dalam Pelaksanaan Audit

Dokumentasi yang relevan dengan auditee hendaknya ditinjau untuk:

–       Mengetahui kesesuaian sistem, sejauh terdokumentasi, dengan kriteria audit

–       Mendapatkan informasi untuk mendukung aktivitas audit

Tinjauan dapat dikombinasi dengan aktivitas audit lainnya dan berlangsung selama audit, serta tidak mengganggu efektivitas proses audit.

Jika dokumentasi yang baik tidak bisa disediakan dalam rentang waktu yang diberikan pada rencana audit, ketua tim audit hendaknya menginformasikan kepada auditee dan personel yang mengelola program audit. Tergantung pada tujuan dan ruang lingkup, keputusan hendaknya dibuat apakah audit hendak dilanjutkan atau dihentikan sampai konsen dokumentasi ditangani dengan baik.

 

Komunikasi Selama Audit

Selama audit, penting untuk membuat pengaturan formal untuk komunikasi dengan tim audit, sebagaimana juga auditee, klien audit, dan juga dengan pihak eksternal, terutama jika persyaratan legal mensyaratkan pelaporan ketidaksesuaian.

Tim audit hendaknya berunding secara periodic untuk pertukaran informasi, penilaian program audit, dan penunjukkan tugas antara anggota tim, jika diperlukan.

Selama audit, ketua tim audit hendaknya melakukan komunikasi periodik selama audit dan segala konsen kepada auditee dan klien audit, jika diperlukan. Bukti yang dikumpulkan selama audit yang dapat memberikan dampak segera dan signifikan kepada auditee hendaknya dilaporkan tanpa jeda kepada auditee dan jika perlu kepada klien audit. Segala konsen tentang isu diluar ruang lingkup audit hendaknya dicatat dan dilaporkan kepada ketua tim, untuk komunikasi kepada klien audit dan auditee.

Jika bukti audit yang tersedia mengindikasikan tujuan audit tidak tercapai, ketua tim audit hendaknya lemaporkan alasan kepada klien audit dan auditee untuk menentukan langkah yang sesuai. Beberapa tindakan hendaknya mencakup rekonfirmasi atau modikasi rencana audit, perubahan tujuan audit atau ruang lingkup audit, atau juga penghentian audit.

Segala kebutuhan perubahan untuk rencana audit yang tampak jelas selama proses audit hendaknya ditinjau dan disetujui oleh orang yang mengelola program audit dan auditee.

 

Pemberian Peran dan Tanggung Jawab Pemandu dan Observer

Pemandu dan observer (cth: regulator atau pihak lain yang terkait) dapat bergabung dengan tim audit. Mereka hendaknya tidak memberi pengaruh pada pelaksanaan audit. Jika hal ini tidak bisa dijamin, ketua tim audit memiliki hak untuk mencegah observer ambil bagian dalam aktivitas audit terkait.

Bagi observer, segala hak yang berhubungan dengan kesehatan, keamanan, keselamatan, dan kerahasiaan hendaknya dikelola bersama klien audit dan auditee.

Pemandu, yang ditunjuk oleh auditee, hendaknya membantu tim audit dan bertindak sesuai dengan permintaan dari ketua tim audit. Tanggung jawab mereka mencakup:

  1. Membantu auditor untuk mengidentifikasi individu untuk ikut serta dalam interviewa dan konfirmasi waktu
  2. Mengatur akses ke lokasi spesifik
  3. Memastikan peraturan yang terkait dengan prosedur keselamatan dan keamanan lokasi telah diketahui dan dipatuhi oleh anggota tim audit dan observer

Peran dari pemandu juga dapat mencakup:

  1. Menyaksikan audit sebagai pihak auditee
  2. Menyediakan klarifikasi atau membantu dalam pengumpulan informasi

 

Pengumpulan Dan Verifikasi Informasi

Selama audit, informasi yang sesuai dengan tujuan audit, ruang lingkup dan kriteria, mencakup informasi terkait hubungan fungsi, aktivitas, dan proses hendaknya dikumpulkan dengan tujuan yang sesuai, serta diverifikasi. Hanya informasi yang dapat diverifikasi yang disetujui sebagai bukti audit. Bukti audit menjadi dasar untuk temuan audit yang didokumentasikan. Jika selama pengumpulan bukti, tim audit menjadi sadar akan adanya keadaan atau resiko baru atau berubah, hendaknya dikoordinasikan di dalam tim dengan segera.

 

 

Metode pengumpulan informasi mencakup:

–       Wawancara

–       Observasi

–       Peninjauan dokumen, mencakup catatan

 

Menghasilkan Temuan Audit

Bukti audit hendaknya dievaluasi terhadap kriteria audit dalam upaya mendapatkan temuan audit. Temuan audit dapat mengindikasikan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit. Jika diminta spesifik di dalam rencana audit, temuan audit individual hendaknya mencakup kesesuaian dan praktek yang sudah baik dengan dukungan bukti, peluang perbaikan, dan rekomendasi lain kepada auditee.

Ketidaksesuaian dan bukti audit pendukung hendaknya dicatat. Ketidaksesuaian dapat diberi pemeringkatan. Hal itu kemudian ditinjau bersama auditee dalam rangka menemukan kesepahaman bahwa bukti audit akurat dan ketidaksesuaian dipahami. Setiap usaha hendaknya dibuat untuk menyelesaikan segala pendapat divergen terhadap bukti audit atau temuan audit, dan segala poin yang tidak sepaham harus direkam.

Tim audit hendaknya bertemu guna membahas temuan audit pada tahapan yang sesuai selama audit.

 

Mempersiapkan Kesimpulan Audit

Tim audit hendaknya bertemu sebelum closing meeting guna:

–       Meninjau temuan audit, dan segala informasi yang dikumpulkan selama audit, terhadap tujuan audit

–       Menyetujui kesimpulan audit, dengan memperhitungkan ketidakpastian yang melekat selama proses audit

–       Mempersiapkan rekomendasi, jika dispesifikkan oleh rencana audit

–       Diskusi tindak lanjut audit, jika dimungkinkan

Kesimpulan audit dapat membahas isu-isu berikut:

–       Ruang lingkup kesesuaian dengan kriteria audit dan kekuatan sistem manajemen, mencakup efektivitas sistem manajemen dalam memenuhi tujuan yang ditetapkan

–       Implementasi yang efektif, pemeliharaan dan perbaikan sistem manajemen

–       Kapabilitas dari proses tinjauan manajemen untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, dan keefektifan serta perbaikan yang berkelanjutan terhadap sistem manajemen

–       Pencapaian tujuan audit, cakupan ruang lingkup audit, dan pemenuhan kriteria audit

–       Akar masalah temuan, jika dicakup dalam rencana audit

–       Temuan yang sama, yang terjadi di area berbeda guna identifikasi tren

Jika dispesifikkan oleh rencana audit, kesimpulan audit dapat menjadi rekomendasi perbaikan atau aktivitas audit di masa depan.

 

Pelaksanaan Closing Meeting

Closing meeting difasilitasi oleh ketua tim audit, hendaknya dilaksanakan untuk mempresentasikan temuan audit dan kesimpulan. Partisipan di dalam closing meeting hendaknya mencakup manajemen auditee, dan jika perlu, orang-orang yang bertanggung jawab secara fungsi atau proses yang diaudit, dan juga klien audit atau pihak lainnya. Jika dimungkinkan, ketua tim audit hendaknya memberitahu auditee situasi yang akan terjadi selama audit yang dapat menurunkan kepercayaan diri di dalam kesimpulan audit. Jika didefinsikan dalam sistem manajemen atau persetujuan dengan klien audit, partisipan hendaknya setuju pada rentang waktu yang ditetapkan untuk tindak lanjut temuan audit.

Derajat detail hendaknya konsisten dengan familiaritas auditee pada proses audit. Pada kondisi tertentu, meeting dapat formal dan catatannya disimpan. Di dalam kondisi khusus, misal internal audit, closing meeting bisa jadi tidak cukup formal dan dapat berisi komunikasi perihal temuan audit dan kesimpulan audit.

Jika dibutuhkan, hal-hal berikut hendaknya dijelaskan kepada auditee di dalam closing meeting:

–       Memberitahu bahwa bukti audit dikumpulkan berdasarkan sampel terhadap informasi yang tersedia

–       Metode pelaporan

–       Proses penanganan temuan audit dan konsekuensi yang ditimbulkan

–       Presentasi temuan audit dan kesimpulan  untuk dapat dimengerti dan disetujui bersama

–       Segala aktivitas sesudah audit yang relevan (implementasi CAPA, proses banding, penanganan keluhan audit, dll)

Segala opini berbeda terkait temuan audit hendaknya didisukusikan dan jika mungkin diselesaikan. Jika tidak selesai, hal itu juga harus didokumentasikan. Jika diminta oleh tujuan audit, rekomendasi untuk perbaikan juga dipresentasikan. Perlu ditekankan jika rekomendasi ini tidak mengikat.

(Diterjemahkan dari ISO 19011: 2011)

Audit

Pedoman Audit Sistem Manajemen: Penugasan dan Persiapan Dokumen Kerja

Leave a comment

PENUGASAN KERJA PADA TIM AUDIT

Ketua tim audit, dengan konsultasi bersama tim audit, hendaknya menugaskan kepada setiap anggota tim tanggung jawab untuk mengaudit proses, aktivitas, fungsi, atau lokasi yang spesifik. Setiap penugasan hendaknya menyangkut dengan independensi dan kompetensi auditor dan penggunaan sumber daya yang efektif, sesuai dengan peran berbeda dan tanggung jawab auditor, auditors-in-training, dan tenaga ahli.

Briefing tim audit hendaknya dilakukan oleh ketua tim audit untuk memberikan alokasi penogasan dan memutuskan perubahan yang mungkin. Perubahan pada penugasan kerja dapat dilaksanakan dalam proses audit guna memastikan ketercapaian tujuan audit.

 

PERSIAPAN DOKUMEN KERJA

Anggota tim audit hendaknya mengumpulkan dan meninjau informasi yang relevan dengan penugasan audit dan persiapan dokumen kerja, sesuai kebutuhan, untuk referensi dan untuk mencatat temuan audit. Dokumen yang harus dipersiapkan adalah:

–       Ceklist

–       Sampling plan untuk audit

–       Form untuk mencatat informasi, seperti halnya bukti pendukung, temuan audit, dan catatan rapat

Penggunaan ceklist dan form hendaknya tidak terbatas pada ruang lingkup aktivitas audit, yang dapat mengubah hasil informasi yang diperoleh selama audit.

Dokumen kerja, mencakup catatan yang dihasilkan dari penggunaan, hendaknya disimpan setidaknya sampai penyelesaian audit atau jika disebutkan spesifik dalam rencana audit. Retensi dokumen sesudah penyelesaian audit dideskripsikan dalam 6.6

Dokumen yang rahasia dan mengandung informasi khusus hendaknya disimpan dengan keamanan oleh anggota tim audit.

(Diterjemahkan dari ISO 19011: 2011)

Audit

Pedoman Audit Sistem Manajemen: Mempersiapkan Aktivitas Audit

Leave a comment

Melakukan Tinjauan Dokumen dalam Persiapan Audit

Dokumentasi yang sesuai untuk sistem manajemen hendaknya ditinjau guna:

–       Mendapatkan informasi untuk mempersipkan aktivitas audit dan dokumen kerja yang relevan, seperti proses dan fungsi

–       Membuat tinjauan terhadap ruang lingkup sistem dokumentasi untuk mendeteksi kesenjangan yang mungkin terjadi

Dokumentasi hendaknya mencakup, jika mungkin, dokumen dan catatan sistem manajemen, sebagai mana yang terdapat dalam laporan audit sebelumnya. Tinjauan dokumen hendaknya mencakup ukuran, kebiasaan, dan kompleksitas sistem manajemen dan organisasi yang ada pada auditee, serta terkait dengan tujuan dan ruang lingkupnya.

Mempersiapkan Rencana Audit

Ketua tim audit hendaknya mempersiapkan rencana audit berdasarkan informasi yang terdapat dalam program audit dan dokumentasi yang disediakan oleh auditee. Rencana audit hendaknya mempertimbangkan efek dari aktivitas audit terhadap proses auditee dan menyediakan dasar bagi persetujuan antara klien audit, tim audit, dan auditee terkait pelaksanaan audit. Rencana hendaknya memfasilitasi penjadwalan yang efisien dan koordinasi aktivitas audit dalam rangka mencapai tujuan secara efektif.

Jumlah dari detail yang disediakan dalam rencana audit hendaknya merefleksikan ruang lingkup dan kompleksitas audit, sebagaiamana efek ketidakpastian dalam pencapaian tujuan audit. Dalam mempersiapkan rencana audit, ketua tim audit hendaknya menaruh perhatian pada aspek-aspek:

–       Teknik sampling yang sesuai

–       Komposisi tim audit dan kompetensi kolektif

–       Resiko terhadap organisasi yang diciptakan oleh audit

Sebagai contoh, resiko organisasi sebagai akibat kehadiran tim audit dapat mempengaruhi kesehatan dan keamanan, lingkungan dan kualitas, serta kehadiran tersebut dapat menjadi ancaman bagi produk, servis, personel, maupun infrastruktur yang ada pada auditee (contoh: kontaminasi fasilitas ruang bersih).

Untuk audit kombinasi, perhatian penuh hendaknya diberikan pada interaksi antara proses operasional dan tujuan yang bersaing serta prioritas dari sistem manajemen yang berbeda.

 

Ukuran dan muatan rencana audit bisa berbeda, sebagai contoh, antara audit awal dan berikutnya, sebagaimana juga audit internal dan eksternal. Rencana audit hendaknya cukup fleksibel untuk memungkinkan perubahan yang bisa menjadi penting untuk kelangsungan aktivitas audit.

Rencana audit hendaknya mencakup hal-hal sebagai berikut:

  1. Tujuan audit
  2. Ruang lingkup audit, mencakup identifikasi unit organisasi dan fungsional, sebagaimana proses yang diaudit
  3. Kriteria audit dan segala dokumen referensi
  4. Lokasi, tanggal, waktu dan durasi audit yang direncanakan, sesuai proses yang diaudit
  5. Metode audit yang digunakan, mencakup ruang lingkup sampling audit diperlukan untuk mendapatkan bukti audit yang sesuai dan juga rancangan sampling plan, jika diperlukan.
  6. Peran dan tanggung jawab anggota tim audit, sebagaimana pemandu dan observer
  7. Alokasi dari sumber daya yang sesuai untuk area kritis

Rencana audit hendaknya mencakup hal-hal berikut:

  1. Identifikasi perwakilan auditee untuk audit
  2. Bahasa kerja dan pelaporan untuk audit yang dilakukan dengan perbedaan bahasa auditor dan auditee
  3. Topik laporan audit
  4. Penatalaksanaan logistic dan komunikasi, mencakup pengaturan spesifik untuk lokasi yang diaudit
  5. Segala hal spesifik yang diperlukan untuk menanggulangi efek ketidakpastian pencapaian tujuan audit
  6. Hal-hal terkait kerahasiaan dan keamanan informasi
  7. Segala tindak lanjut dari audit sebelumnya
  8. Segala aktivitas untuk audit yang direncanakan
  9. Koordinasi dengan aktivitas audit lainnya, dalam kasus audit bersama

Rencana audit hendaknya ditinjau dan disetujui oleh klien audit, dan hendaknya dipresentasikan pada auditee. Segala keberatan oleh auditee pada rencana audit hendaknya diselesaikan antara ketua tim audit, auditee, dan klien audit.

(Diterjemahkan dari ISO 19011: 2011)

Refleksi Singkat Saja

Lappy, BG, dan Tanda-Tanda Alam

1 Comment

Bukan saya namanya, kalau tidak menyambung-nyambungkan. Tapi apapun, saya selalu percaya bahwa setiap peristiwa di dunia ini ada maksudnya. Tinggal kita bertanya “apa sih maksudnya?”

Awal kisah, seperti pernah saya tulis juga sebelumnya, si lappy rusak di usia jelang 3 tahun, hanya selisih sekian hari dari editor minta softcopy naskah saya–yang memang hanya disimpan di lappy.

Lalu beberapa waktu yang lalu, saya membaca twit bocah rantau bersama Mbak Lala Purwono, soal buku antologi indie yang go mayor. Yeah, turut bergembira. Dan saya akan beli itu buku kalau udah keluar. Dan kemudian saya bertanya tentang naskah buku saya–dalam hati.

Lalu lagi, kemarin saya dapat kabar dan sedikit tanya-tanya dari editor, tentang naskah saya, yang bercerita tentang si Alfa. Saya ingat banget bab-bab awal naskah itu menceritakan awal kisah rusaknya Alfa.

Kerusakan pertamanya adalah selang karburator yang bocor. Hal itu bahkan menjadi inti di Bab (Bukan) Idola Indonesia.

Dan hanya 4 jam sesudah saya menjawab tanya-tanya dari editor, eh si BG berulah dengan mengucurkan bensin tiada henti dari selang karburatornya. Yang bikin ngelus dada adalah yang mengucur itu Shell Super seharga Rp. 9,800 yang baru dibeli. -_______-”

Total jenderal–sampai pagi–ada kali Rp. 30,000 yang mengucur lalu menguap, belum lagi meluap ke busi dan ke knalpot.

Belum lagi, itu si BG baru tak servis di AHASS hari Sabtu. So, can I believe AHASS again after this incident? Entahlah. Tapi faktanya, sejak saya berpisah dengan Alfa, saya nggak pernah lagi kontak dengan karburator, selang bensin, klep, jarum, dan segala tetek bengek permotoran lainnya. Dan menjelang kisah si Alfa memasuki babak baru, eh tangan saya belepotan Shell Super.

Semoga kisah benda-benda mati ini penuh ironi ini cukup sampai disini. Amin.

😀

Ringan Dikutip

5 Kebiasaan Pemicu Stress

Leave a comment

Berhubung saya lagi stress, jadi saya cari artikel tentang stress. Dan saya temukan disini. Ringkasnya, ini dia.

MENGEJAR KESEMPURNAAN

Perfeksionisme adalah penyebab umum dari stress. Yang bener sebaiknya adalah mengetahui bahwa kita tidak akan bisa sempurna namun akan bisa dan selalu melakukan yang terbaik yang bisa dilakukan. Kesempurnaan itu kemudian memicu pergolakan internal yang kadang memicu omongan negatif 🙂

MENGGUNAKAN KEMARAHAN PADA ORANG LAIN

Kadang kita stress dengan kelakuan rekan, anak, pekerja, dll, lalu marah. Dalam bahasa Inggris, marah adalah ANGER, yang hanya 1 huruf lebih pendek dari DANGER (bahaya). Marah mengeluarka hormon stress. Sekadar memukul bantal atau pelampiasan lain sebenarnya cukup bisa membantu.

RUTIN DUDUK SEPANJANG HARI

Tubuh ini dibangun untuk bergerak, tapi kita tidak banyak melakukannya. Itu masalahnya. Bergeraklah. Gunakan tangga alih-alih eskalator. Kalau lagi nonton TV, lakukan gerak ringan.

BERKATA “IYA” SEPANJANG WAKTU

Kita kadang perlu memprioritaskan dan realistis terhadap segala yang bisa kita lakukan, tanpa selalu mengiyakan perkataan orang lain. Memuaskan orang lain, bagaimana caranya? Jadi, jangan selalu berkata “iya”.

MENGABAIKAN WAKTU ISTIRAHAT

Nonton TV itu istirahat? Ya nggak juga. Kadang kita hanya perlu istirahat dan bukannya aktivitas rekreasional. Jadi ya semacam tenang dan tidur itu adalah waktu-waktu yang diperlukan. Dan bukannya diabaikan? 😀

Kepenulisan

Tentang Lovefacture (1)

1 Comment

Bulan Desember lalu saya memulai proyek baru berjudul LOVEFACTURE. Sebuah proyek menulis yang saya buat blognya sendiri, jadi 1 blog isinya ceritanya doang. Dan sampai sekarang baru kelar 17 bab -___-”

Baru 17 bab? Iya, karena saya sadar ‘nafas’ saya yang pendek dalam bercerita, maka saya buat bab yang banyak dulu, untuk kemudian nanti diedit-edit lagi, kalau memang mau diperbaiki. Angka 17 ini bahkan belum setengahnya.

Ini mungkin proyek yang bisa dibilang paling rapi yang saya punya. Baru kali ini saya membuat outline dengan ‘sebegitunya’, semata-mata ingin hasil yang sempurna. Hanya saja, memang, pemilihan cara bercerita saya sungguh menimbulkan kelelahan. Terkadang saya menjadi delusional ketika menulis bab demi bab. Tentu saja karena pilihan sudut pandang yang saya ambil. Saya tahu itu sulit, tapi buat saya ini tantangan besar. Saya harus terus memaksa diri saya untuk push to the limit. HARUS!

Kalau luput agak lama, saya bahkan sampai lupa jalan dan bagaimana bercerita, maka saya kemudian harus baca ulang, juga tulis ulang. Dan saya amat yakin banyak yang belum sempurna dari proyek ini.

Satu hal, saya pernah dengar bahwa tulisan yang baik itu adalah tulisan yang SELESAI. Maka itu pula di blog ini mulai jarang cerpen, karena saya mencoba fokus di LOVEFACTURE dulu. Mohon doa agar proyek ini selesai, lalu bisa diedit, dan jika mungkin bisa menemukan rumahnya. Saya menulis posting ini semata-mata sedang lelah pasca penulis bab ke-17.

🙂