BPK Kawal Harta Negara Dengan Mendorong Akuntabilitas Keuangan Negara

[Blog|Ariesadhar.com]Badan Pemeriksan Keuangan (BPK) menyelamatkan keuangan negara senilai Rp13,70 Triliun pada Semester I tahun 2017. Jumlah itu berasal dari penyerahan aset/penyetoran ke kas negara, koreksi subsidi, dan koreksi cost recovery. Hal itu disampaikan oleh Ketua BPK, Moermahadi Soerja Djanegara dalam acara penyerahan Ikhtisar Hasil Pemeriksaan Semester (IHPS) I Tahun 2017 kepada Presiden Joko Widodo di Istana Negara, Jakarta, Selasa (10/10/2017)”.

Demikian kutipan yang saya peroleh dari sini. Bayangkan, dalam 1 semester itu saja, uang yang diselamatkan oleh BPK nilainya sudah setara dengan hal-hal berikut ini:

BPK merupakan sebuah lembaga negara yang memiliki tugas memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab tentang keuangan negara. BPK merupakan pemeriksa semua asal-usul dan besarnya penerimaan negara yang berasal dari sumber manapun. BPK juga harus mengetahui tempat uang negara tersebut disimpan dan digunakan untuk apa. Keuangan negara sendiri artinya adalah semua hal dan kewajiban negara yang dapat dinilai dengan uang, serta segala sesuatu baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan milik negara berhubung dengan pelaksanaan hak dan kewajiban tersebut.

BPK merupakan lembaga negara yang ditopang oleh Undang-Undang Dasar, dan dilengkapi dengan Undang-Undang lainnya yang terdiri dari:

Dengan demikian, BPK dapat disebut sebagai lembaga negara dengan dasar hukum paling komplit, sesuatu yang sebanding dengan tugas BPK untuk mengamankan keuangan negara.

Nah, peran BPK sesungguhnya menjadi demikian berbeda ketika ada amandemen UUD 1945 yang terkait dengan BPK. Ada penambahan kata ‘bebas dan mandiri’ yang menjadi sangat penting bagi tugas BPK. Pada pemerintahan yang telah lalu, kiprah dan ruang gerak BPK selaliu dikendalikan sehingga dalam menjalankan tugas dan kewajiban memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab keuangan negara menjadi tidak optimal.

BPK Zaman Old dan Zaman Now

Sebelum reformasi, BPK merupakan lembaga yang kedudukannya di bawah kendali pemerintah. Presiden dapat saja memerintahkan atau melarang BPK melakukan pemeriksaan semata-ata supaya citra pemerintah terangkat atau juga jadinya malah mencegah terungkapnya aneka bentuk korupsi yang dilakukan oleh pejabat negara. Hal itu tentu berlawanan dengan prinsip transparansi dan akuntabilitas keuangan negara sebagai prasyarat penting penegakan good governance.

Pada era Orde Lama, Presiden menjadi Pemeriksa Agung, sedangkan Ketua BPK sebagai Menteri di bawah komando Presiden. Pada masa Orde Baru, saat posisi BPK dipindahkan sebagai lembaga negara di luar pemerintah, terjadi reduksi peran berupa pembatasan objek pemeriksaan, cara ataupun metode pemeriksaan, hingga isi dan nada laporan pemeriksaan. Era baru kebebasan dan kemandirian BPK akhirnya dijabarkan dalam UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara serta UU Nomor 15 Tahun 2006 tentang BPK.

bpk-kawal-harta-negara-kantor-bpk

Kantor BPK di Jalan Gatot Subroto, Jakarta. Yang pendek itu dikenal dengan Gedung Arsip, yang tinggi lebih dikenal dengan Tower. Di Tower itulah para pimpinan BPK bermarkas. Sumber: jpnn.com

Secara legalitas, baik di era Orde Lama dan Orde Baru, BPK sejatinya sejajar dengan Presiden. Adapun pada prakteknya, BPK berada di bawah kendali pemerintah. Untungnya ada era reformasi, kondisi yang dulu-dulu itu sudah tidak berlaku. Kini BPK benar-benar sejajar dengan Presiden.

BPK yang harus memeriksa pengelolaan keuangan negara yang dijalankan pemerintah dan lembaga-lembagan egara lainnya, tentu butuh kesetaraan dengan Presiden. Kalau BPK di bawah Presiden, ruang gerak BPK untuk melakukan pemeriksaan pengelolaan dan tanggung jawa keuangan negara akan menjadi terbatas. Lembaga yang dikendalikan oleh Presiden tentu tidak akan independen saat memeriksa pemerintahan yang dipimpin oleh Presiden.

Jenis-Jenis Pemeriksaan BPK

Diamanatkan oleh UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara, dikenal tiga jenis pemeriksaan yang dilakukan oleh BPK yakni:

Pemeriksaan Keuangan merupakan pemeriksaan atas laporan keuangan pemerintah pusat maupun pemerintah daerah yang dilakukan oleh BPK dalam rangka memberikan pernyataan opini mengenai tingkat kewajaran informasi yang disajikan dalam laporan keuangan pemerintah.

Jadi begini. Setiap tahun, setiap Kementerian, Lembaga, Instansi Pemerintah, dan Pemerintah Daerah harus-wajib-kudu membuat Laporan Keuangan. Jadi pada tahun 2018 awal, yang dibuat adalah Laporan Keuangan Tahun Anggaran (TA) 2017. Laporan ini dibuat untuk mempertanggungjawabkan semua anggaran yang diperoleh dan telah digunakan oleh K/L/D/I. Sebelum diperiksa oleh BPK, namanya adalah Laporan Keuangan Unaudited.

Berbasis dokumen yang biasa disebut LK itu, BPK melakukan pemeriksaan terhadap dokumen-dokumen yang terkait dengan penggunaan uang. Untuk apa saja uang digunakan, kuitansinya ada atau tidak, penggunaannya sesuai ketentuan atau tidak, ada kelebihan bayar atau tidak, dan lain-lainnya. Dalam pemeriksaan inilah segala yang kita kenal dengan tiket fiktif, perjalanan dinas bodong, kemahalan harga alat tulis kantor, dan segala bau-bau busuk lain soal perilaku koruptif di pemerintahan akan dibongkar oleh pemeriksa BPK.

Nah, hasil pemeriksaan inilah yang kemudian diberikan pernyataan opini yang terdiri dari:

Percaya nggak, wahai pembaca sekalian, bahwa beberapa tahun yang lalu ada instansi pemerintah yang mendapatkan predikat Disclaimer alias TMP bukan karena korupsi, melainkan karena data Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) yang masuk melalui instansi tersebut tidak dapat diyakini kebenarannya. Gambarannya adalah PNBP instansi tersebut 100 Miliar, tetapi yang bisa diyakini bahwa instansi tersebut telah memberikan layanan publik hanya 80 Miliar. Jadilah instansi itu mendapat predikat Disclaimer karena uang berlebih di kas negara.

Kenapa begitu? Setiap yang tercatat di Laporan Keuangan–apalagi di era Laporan Keuangan berbasis akrual–harus jelas posisinya. Kalau suatu PNBP itu dibayarkan masyarakat untuk sebuah jasa, maka ketika jasa pemerintah belum dituntaskan, uang PNBP yang sudah dibayar itu menjadi hutang jasa pemerintah. Ketika 20 Miliar uang yang ada tidak bisa ditelusuri status jasa yang harusnya diberikan pemerintah, pertanyaan lain jadi muncul. Jangan-jangan sebenarnya PNBP-nya hanya 80 Miliar? Atau malah jangan-jangan lebih dari 100 Miliar? Keyakinan pemeriksa–dalam hal ini BPK–adalah kuncinya.

Jadi begitulah, saya suka trenyuh banyak orang yang nggak begitu paham WTP, WDP, TW, hingga TMP tetapi menggunakan sesukanya. Apalagi di zaman pemilihan kepala daerah seperti sekarang, banyak data-data yang ada digunakan begitu saja tanpa dipahami lebih dahulu substansinya.

Pemeriksaan Kinerja merupakan pemeriksaan atas aspek ekonomi dan efisiensi, serta juga pemeriksaan atas aspek efektivitas nan lazim dilakukan untuk kepentingan manajemen oleh Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP).

Inti dari pemeriksaan kinerja ini adalah agar kegiatan yang dibiayai dengan keuangan negara maupun daerah diselenggarakan secara ekonomis dan efisien plus memenuhi sasaran secara efektif. Yang dilihat apakah hasil penggunaan anggaran seiring sejalan dengan tujuan yang hendak dicapai pada saat awal program itu ada, apakah penggunaannya 3E (ekonomis, efisien, dan efektif) atau tidak.

Begitu.

Gampangnya begini, saya berikan ilustrasi yang nyata. BPK pernah menyelenggarakan pemeriksaan kinerja pada BPJS Kesehatan, yang tentu saja menilai kinerja Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) secara keseluruhan. Nah, dalam pemeriksaan kinerja ini hubungannya banyak lembaga.

Dalam peraturan JKN ada lelang untuk obat-obat dalam Formularium Nasional (Fornas). Fornas garapan bersama Kementerian Kesehatan, BPJS, dan BPOM. Ada syarat bahwa obat agar masuk Fornas harus punya Nomor Izin Edar (NIE) BPOM. Nah, BPK pergi ke BPOM mengecek hal ini.

Kenapa harus dicek? Lha, misalkan suatu obat sudah masuk Fornas, tapi dalam periode itu NIE-nya kedaluwarsa pertanyaan yang muncul adalah bagaimana status stok obat yang sudah ada di Rumah Sakit? Boleh dipakai atau tidak? Kalau boleh, jadinya melanggar aturan BPOM. Kalau nggak, itu obat yang dibeli pakai uang negara bagaimana nasibnya? Yha, pertanyaan-pertanyaan itulah yang mengisi ruang kalbu pemeriksaan kinerja.

Hasil dari pemeriksaan kinerja ini juga tidak sembarangan. Di BPOM misalnya, dilakukan follow up berkali-kali dengan Pemerintah Daerah untuk menindaklanjuti rekomendasi BPK. BPK sendiri juga turun tangan mengawal follow up tersebut. Jadi nggak sembarangan kasih rekomendasi terus lepas tangan, lho.

bpk-kawal-harta-negara-acara-bpom-bali

Kegiatan FGD Membangun Kemitraan Pengawasan Obat dan Makanan Untuk Melindungi Kesehatan Masyarakat Serta Meningkatkan Daya Saing Produk Obat dan Makanan, sebagai tindak lanjut dari temuan pemeriksaan kinerja BPK di BPOM terutama terkait tindak lanjut hasil pengawasan di daerah. Sumber: metrobali.com

Pemeriksaan Dengan Tujuan Tertentu adalah pemeriksaan di luar pemeriksaan keuangan dan kinerja, serta dapat merupakan pemeriksaan yang dilakukan untuk tujuan khusus tertentu sebagai tindak lanjut pemeriksaan yang telah dilakukan karena adanya hal penting yang harus diselesaikan. Misalnya, ada dugaan unsur pidana dalam tindakan keuangan suatu instansi atau juga memeriksa pelaksanaan suatu rekomendasi dari BPK kepada instansi terperiksa.

Mengapa Keuangan Negara Harus Diperiksa?

Ini pertanyaan kunci yang menjadi sebab BPK ada dan eksis di Bendungan Hilir sana–maklum mantan tetangga, kak, dulu pernah tinggal di Jalan Danau Siawan.

Pemeriksaan perlu dilakukan agar tiap pihak yang mengelola uang negara selalu menjalankan amanat dengan sebaik-baiknya hingga membawa faedah yang sebesar-besarnya untuk rakyat. Bagaimanapun, pihak-pihak yang mengelola uang negara itu harus sadar dan mahfum bahwa mereka tidak dapat memanfaatkan uang yang dipercayakan rakyat kepada mereka itu secara tidak bertanggung jawab.

Kontrol diperlukan karena kalau tidak maka para pengelola itu akan memiliki kepemilikan yang besar pada uang rakyat itu. Ujung-ujungnya adalah memperkaya diri sendiri. Atau ya setidaknya salah urus. Sebagaimana yang kita lihat dalam korupsi sejak Orde Lama, Orde Baru, hingga sampai sekarang juga, sih.

Hulk menghajar Thor dan siapapun yang salah mengurus uang rakyat

Sekarang bayangkan kalau uang yang dipakai memperkaya diri para pengelola keuangan di masa silam itu dipakai bikin MRT seperti di Singapura. Penduduk Jakarta nggak akan kena macet karena pembangunan MRT yang terlambat seperti sekarang. Dahulu kala, banyak proyek pembangunan fiktif. Ada uang yang keluar, barangnya nggak ada. Begitulah faktanya.

Hadirnya BPK diharapkan dapat menjaga transparansi dan akuntabilitas keuangan negara mengingat pengelolaan keuangan negara yang bertanggung jawab merupakan prasyarat bagi sehatnya ekonomi dan pembangunan nasional.

Transparansi dan akuntabilitas keuangan negara akan memudahkan pemerintah mengetahui tiap saat kondisi keuangannya sendiri sehinga pada akhirnya dapat melakukan perencanaan pendanaan pembangunan sekaligus memonitor pelaksanaan secara baik. Kita punya pengalaman buruk pada 1997-1998 silam ketika pemerintah tidak memiliki informasi dan kontrol atas posisi keuangan sendiri, yang tersebar di banyak instansi dan BUMN/BUMD, plus rekening individu para pejabat.

Sekarang? Tenang saja, sekadar nitip pengembalian belanja bulan Desember di rekening bendahara buat kemudian bulan Januari disetor ke negara sudah bisa dianggap temuan BPK, lho!

Oke, dari tadi cerita BPK terus lantas pasti banyak yang masih…

Rata-rata orang kita memang suka bingung kalau tidak ada wujudnya. Polisi dianggap nggak ada kalau nggak nangkap maling. Kan gitu. Maka, tanpa berlama-lama lagi, Istoyama siap memaparkan infografisnya yang disarikan dari Ikhtisar Hasil Pemeriksaan Semester I Tahun 2017.

Bagaimana BPK Mendorong Akuntabilitas?

Ada begitu banyak definisi tentang akuntabilitas, tetapi inti dari semuanya adalah pertanggungjawaban. Lantas apa sih yang harus didorong oleh BPK untuk meningkatkan akuntabilitas keuangan negara? Jawabannya, banyak.

Sebagai pemeriksa sekaligus pihak yang bisa mengubah Laporan Keuangan Unaudited tadi menjadi Laporan Keuangan Audited, BPK pasti mampu menelaah soal bagaimana suatu instansi melakukan pencatatan aset tetap maupun aset lancar, bagaimana suatu instansi menggunakan mata anggaran yang benar untuk sebuah transaksi dan kalaupun salah BPK akan bisa duduk bersama instansi dan Kementerian Keuangan untuk membahas jurnal guna memperbaiknya, hingga bagaimana suatu kerugian maupun potensi kerugian negara harus dikembalikan kepada negara melalui cara-cara yang juga baik dan benar.

Percayalah, saya pernah berminggu-minggu pulang malam demi membahas jurnal-jurnal koreksi bersama dengan rekan dari Kementerian Keuangan, teman-teman dari Bagian Keuangan, beserta juga pemeriksa BPK dalam kesempatan tertentu. Semuanya adalah demi pertanggungjawaban uang negara agar baik dan benar. Biar saya nggak malu sama anak-cucu kelak.

Untuk bisa mendorong akuntabilitas ini, BPK tentu mempunyai jurus-jurus yang luar biasa. Jurus pertama adalah akses penuh pada laporan keuangan dan data apapun yang dibutuhkan. Kalau ada auditan yang menyembunyikan data bisa dibawa ke Pak Polisi, lho. Jadi benar-benar harus terbuka. Toh kalau jujur ngapain harus takut? Jurus kedua adalah hubungan yang baik dengan pihak ketiga. Saya pernah berkali-kali ada dalam posisi BPK mengkonfirmasi temuan kepada pihak ketiga, yakni kontraktor maupun pelaksana pekerjaan lainnya, dan nyaris tidak pernah ada marah-marah, ada gontok-gontokan, apalagi bakar-bakaran. Jadi, setiap ke penyedia dipastikan modalnya kuat. Sedangkan, jurus terakhir adalah hubungan yang baik dengan auditan. Ini penting, karena hubungan baik instansi pemerintah dengan BPK menjadi landasan kerja yang baik demi terwujudnya laporan keuangan yang istimewa dan pada akhirnya mewujudkan pengawalan harta negara yang sebenar-benarnya.

Advertisements

Pedoman Audit Sistem Manajemen: Implementasi Program Audit

Umum

Personel yang mengelola program audit hendaknya mengimplementasikan program audit dengan cara sebagai berikut:

  1. Menginformasikan bagian yang terkait dalam program audit kepada pihak yang relevan dan menginformasikan perkembangannya secara berkala
  2. Mendefinisikan tujuan, ruang lingkup, dan kriteria dari setiap audit individual
  3. Mengkoordinasikan dan menjadwalkan audit serta aktivitas lain yang terkait dengan program audit
  4. Memastikan seleksi tim audit dilakukan berdasarkan kompetensi yang sesuai
  5. Menyediakan sumber daya yang sesuai pada tim audit
  6. Memastikan pelaksanaan audit dilakukan sesuai dengan program audit dan dalam rentang waktu yang disetujui
  7. Memastikan aktivitas audit terdokumentasi dan dikelola serta dipelihara dengan baik

Mendefinisikan Tujuan, Ruang Lingkup, dan Kriteria Setiap Audit Individual

Setiap audit individual hendaknya didasarkan pada tujuan, ruang lingkup, dan kriteria audit yang terdokumentasi. Hal ini hendaknya ditetapkan oleh personel yang mengelola program audit dan konsisten dengan tujuan program audit secara umum.

Tujuan audit merupakan hal yang harus dijawab secara tuntas oleh audit individual dan dapat mencakup:

  1. Penentuan ruang lingkup kesesuaian pada sistem manajemen yang diaudit, atau bagian dari itu, dengan kriteria audit
  2. Penentuan ruang lingkup kesesuaian aktivitas, proses, dan produk dengan persyaratan serta prosedur dari sistem manajemen
  3. Evaluasi kapabilitas sistem manajemen untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan legal dan kontrak serta persyaratan lain yang dianut oleh organisasi
  4. Evaluasi efektivitas sistem manajemen terhadap tujuan yang spesifik
  5. Identifikasi area perbaikan potensial pada sistem manajemen

Ruang lingkup audit hendaknya konsisten dengan program audit dan tujuan audit. Hal ini mencakup faktor seperti lokasi fisik, unit organisasi, aktivitas dan proses yang diaudit, sejalan dengan periode waktu yang tercakup oleh audit.

Kriteria audit digunakan sebagai referensi guna menetapkan kesesuaian dan dapat mencakup kebijakan, prosedur, standar, persyaratan legal, persyaratan sistem manajemen, persyaratan kontrak, kode etik tertentu atau pengaturan perencanaan lain yang sesuai.

Dalam kejadian setiap perubahan pada tujuan, ruang lingkup, dan kriteria audit, program audit hendaknya dimodifikasi jika perlu.

Jika dua atau lebih sistem manajemen dari disiplin yang berbeda diaudit bersama dalam audit kombinasi, sangat penting untuk memastikan tujuan, ruang lingkup, dan kriteria audit konsisten dengan tujuan dari program audit yang relevan.

Pemilihan Metode Audit

Personel yang mengelola program audit hendaknya menyeleksi dan menetapkan metode yang efektif untuk pelaksanaan audit, disesuaikan dengan tujuan, ruang lingkup, dan kriteria yang ditetapkan.

Jika dua atau lebih organisasi audit melakukan audit bersama pada auditee yang sama, personel yang mengelola program audit yang berbeda hendaknya setuju pada metode audit dan mempertimbangkan implikasi untuk sumber daya dan perencanaan audit. Jika auditee menggunakan dua atau lebih sistem manajemen pada disipilin yang berbeda, audit kombinasi perlu dimasukkan ke dalam program audit.

Pemilihan Anggota Tim Audit

Personel yang mengelola program audit hendaknya menunjuk anggota tim audit, mencakup ketua tim dan tenaga ahli yang dibutuhkan untuk audit yang spesifik.

Tim audit hendaknya diseleksi, sesuai kompetensi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan audit individual dalam ruang lingkup yang ditetapkan. Jika hanya terdapat 1 orang auditor, ia hendaknya tampil dalam kapasitas sebagai ketua tim.

Dalam memutuskan ukuran dan komposisi tim audit untuk audit yang speisifik, pertimbangan hendaknya diberikan pada hal-hal berikut:

  1. Kompetensi umum tim audit yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan audit dengan memperhitungkan ruang lingkup dan kriteria audit
  2. Kompleksitas audit dan jika audit dilakukan secara kombinasi atau bersama-sama
  3. Metode audit yang digunakan
  4. Persyaratan kontrak dan legal serta lainnya yang dianut oleh organisasi
  5. Keperluan untuk memastikan independensi anggota tim audit dari aktivitas yang diaudit dan untuk menghindari konflik atau kepentingan tertentu
  6. Kemampuan anggota tim audit untuk berinteraksi secara efektif dengan perwakilan auditee dan untuk bekerja bersama
  7. Bahasa yang digunakan saat audit, serta karakteristik sosial dan budaya auditee. Isu ini terkait dengan kemampuan auditor sendiri, atau melalui dukungan tenaga ahli.

Untuk memastikan kompetensi umum tim audit, tahapan yang harus dilakukan adalah:

  1. Identifikasi pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan audit
  2. Seleksi tim audit sesuai pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan tersebut

Jika, semua kompetensi yang dibutuhkan tidak dimiliki oleh auditor di dalam tim audit, tenaga ahli dengan kompetensi tambahan hendaknya diikutsertakan di dalam tim. Tenaga ahli hendaknya bertugas di bawah arahan dari auditor namun tidak bertindak sebagai auditor.

Auditor dalam pelatihan dapat diikutsertakan di dalam tim audit, namun partisipasinya dibawah arahan dari auditor.

Penyesuaian ukuran dan komposisi tim audit perlu dilakukan selama audit, sebagai contoh jika konflik kepentingan atau isu kompetensi terjadi. Jika situasi tersebut terjadi, hendaknya didiskusikan dengan pihak yang terkait (ketua tim audit, personel yang mengelola program audit, klien audit, atau auditee) sebelum segala penyesuaian dibuat.

(Diterjemahkan dari ISO 19011: 2011)

Bagaimana Membangun Sistem?

Huahahahaha..

Mari ketawa dulu.

Mungkin tulisan ini patut dan layak ditertawakan. Siapa saya? Berani-beraninya menulis tentang BAGAIMANA MEMBANGUN SISTEM. Haikss.. Kerjaan aja  cuma ngurusin c***** wkwwkwk..

Tapi sempat diskusi dengan rekan apoteker di kantor lama, soal bagaimana memulai membangun sistem. Jadi ini kisahnya sekadar sharing doang.

Dalam membangun sistem itu yang pertama-tama diperlukan adalah pemetaan proses-proses yang ada di suatu organisasi. Misal, saya kasih contoh usaha es mambo di keluarga saya dulu aja. Ada bagian pembelian, ada bagian produksi, ada bagian formulasi es mambo, ada bagian pengembangan bisnis, ada bagian penyimpanan, ada bagian kualitas, dan ada bagian penjualan. Yah, pada umumnya mamak saya semua sih yang ngelakuin, kecuali produksi-packaging.

Kalau sudah dipetakan, maka lanjutannya adalah pembuatan peta dalam gambar, lebih baik begitu. Ini yang kalau di teori dikenal dengan Business Process Mapping (BPM), yang kalau training itu 3 hari 5 juta rupiah. Hehehe..

Sesudah itu, kalau sudah ketemu proses-prosesnya, maka buatlah detail flow per proses. Jadi misal formulasi es mambo itu dimulai dari masukan dilanjutkan dengan trial dilanjutkan lagi dengan evaluasi, hingga pada keputusan es mambo yang enak macam apa. Gitu saja kok. Nggak repot-repot. Kalau es mambo nggak repot, maksudnya gitu.

Nah kalau sudah, cocokkan flow proses alias Standar Operating Procedure (SOP) itu ke BPM. Sesuai? Kalau sudah mari kita lanjut lagi.

Kemudian kita beranjak pada struktur dokumen. Biasanya ada beberapa level. Ujung pertama namanya MANUAL. Hasil mapping dan flow tadi dibahasakan dan disesuaikan dengan standar yang berlaku. Misal kita mau ngacu ke ISO 9001, ya sesuaikanlah manual dengan map dan flow tadi. Sampai di tahap ini maka kita sampai pada jejaring yang makin rumit. Sesekali saya hendak muntah kalau membahas ini. Penyesuaian diperlukan karena sejatinya kita harus berangkat dari MANUAL itu. Cara yang saya paparkan disini semata agar kita nggak buta pada keadaan saja.

Kalau sudah juga, turunkan ke instruksi kerja alias kalau kerennya Working Instruction (WI). Bagaimana membungkus es mambo yang baik, dan sejenisnya.

Dilengkapi pula dengan form, misal kartu stok karet atau kartu stok plastik. Atau juga checklist pembersihan baskom es mambo.

Voila, jadilah sistem sederhana kita.

Untuk memastikan, ada yang namanya proses AUDIT yang bertujuan memverifikasi sistem dengan aktual prosesnya.

Sejatinya ya begini saja. Tapi semakin besar jaringnya, maka semakin pusinglah kepala. Semakin mau muntah juga saya. Hehehehe..

Semoga bisa menjadi informasi yang berguna 🙂

Sudah jadi?