Huahahahaha..

Mari ketawa dulu.

Mungkin tulisan ini patut dan layak ditertawakan. Siapa saya? Berani-beraninya menulis tentang BAGAIMANA MEMBANGUN SISTEM. Haikss.. Kerjaan aja  cuma ngurusin c***** wkwwkwk..

Tapi sempat diskusi dengan rekan apoteker di kantor lama, soal bagaimana memulai membangun sistem. Jadi ini kisahnya sekadar sharing doang.

Dalam membangun sistem itu yang pertama-tama diperlukan adalah pemetaan proses-proses yang ada di suatu organisasi. Misal, saya kasih contoh usaha es mambo di keluarga saya dulu aja. Ada bagian pembelian, ada bagian produksi, ada bagian formulasi es mambo, ada bagian pengembangan bisnis, ada bagian penyimpanan, ada bagian kualitas, dan ada bagian penjualan. Yah, pada umumnya mamak saya semua sih yang ngelakuin, kecuali produksi-packaging.

Kalau sudah dipetakan, maka lanjutannya adalah pembuatan peta dalam gambar, lebih baik begitu. Ini yang kalau di teori dikenal dengan Business Process Mapping (BPM), yang kalau training itu 3 hari 5 juta rupiah. Hehehe..

Sesudah itu, kalau sudah ketemu proses-prosesnya, maka buatlah detail flow per proses. Jadi misal formulasi es mambo itu dimulai dari masukan dilanjutkan dengan trial dilanjutkan lagi dengan evaluasi, hingga pada keputusan es mambo yang enak macam apa. Gitu saja kok. Nggak repot-repot. Kalau es mambo nggak repot, maksudnya gitu.

Nah kalau sudah, cocokkan flow proses alias Standar Operating Procedure (SOP) itu ke BPM. Sesuai? Kalau sudah mari kita lanjut lagi.

Kemudian kita beranjak pada struktur dokumen. Biasanya ada beberapa level. Ujung pertama namanya MANUAL. Hasil mapping dan flow tadi dibahasakan dan disesuaikan dengan standar yang berlaku. Misal kita mau ngacu ke ISO 9001, ya sesuaikanlah manual dengan map dan flow tadi. Sampai di tahap ini maka kita sampai pada jejaring yang makin rumit. Sesekali saya hendak muntah kalau membahas ini. Penyesuaian diperlukan karena sejatinya kita harus berangkat dari MANUAL itu. Cara yang saya paparkan disini semata agar kita nggak buta pada keadaan saja.

Kalau sudah juga, turunkan ke instruksi kerja alias kalau kerennya Working Instruction (WI). Bagaimana membungkus es mambo yang baik, dan sejenisnya.

Dilengkapi pula dengan form, misal kartu stok karet atau kartu stok plastik. Atau juga checklist pembersihan baskom es mambo.

Voila, jadilah sistem sederhana kita.

Untuk memastikan, ada yang namanya proses AUDIT yang bertujuan memverifikasi sistem dengan aktual prosesnya.

Sejatinya ya begini saja. Tapi semakin besar jaringnya, maka semakin pusinglah kepala. Semakin mau muntah juga saya. Hehehehe..

Semoga bisa menjadi informasi yang berguna 🙂

Sudah jadi?