Pedoman Audit Sistem Manajemen: Implementasi Program Audit

Umum

Personel yang mengelola program audit hendaknya mengimplementasikan program audit dengan cara sebagai berikut:

  1. Menginformasikan bagian yang terkait dalam program audit kepada pihak yang relevan dan menginformasikan perkembangannya secara berkala
  2. Mendefinisikan tujuan, ruang lingkup, dan kriteria dari setiap audit individual
  3. Mengkoordinasikan dan menjadwalkan audit serta aktivitas lain yang terkait dengan program audit
  4. Memastikan seleksi tim audit dilakukan berdasarkan kompetensi yang sesuai
  5. Menyediakan sumber daya yang sesuai pada tim audit
  6. Memastikan pelaksanaan audit dilakukan sesuai dengan program audit dan dalam rentang waktu yang disetujui
  7. Memastikan aktivitas audit terdokumentasi dan dikelola serta dipelihara dengan baik

Mendefinisikan Tujuan, Ruang Lingkup, dan Kriteria Setiap Audit Individual

Setiap audit individual hendaknya didasarkan pada tujuan, ruang lingkup, dan kriteria audit yang terdokumentasi. Hal ini hendaknya ditetapkan oleh personel yang mengelola program audit dan konsisten dengan tujuan program audit secara umum.

Tujuan audit merupakan hal yang harus dijawab secara tuntas oleh audit individual dan dapat mencakup:

  1. Penentuan ruang lingkup kesesuaian pada sistem manajemen yang diaudit, atau bagian dari itu, dengan kriteria audit
  2. Penentuan ruang lingkup kesesuaian aktivitas, proses, dan produk dengan persyaratan serta prosedur dari sistem manajemen
  3. Evaluasi kapabilitas sistem manajemen untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan legal dan kontrak serta persyaratan lain yang dianut oleh organisasi
  4. Evaluasi efektivitas sistem manajemen terhadap tujuan yang spesifik
  5. Identifikasi area perbaikan potensial pada sistem manajemen

Ruang lingkup audit hendaknya konsisten dengan program audit dan tujuan audit. Hal ini mencakup faktor seperti lokasi fisik, unit organisasi, aktivitas dan proses yang diaudit, sejalan dengan periode waktu yang tercakup oleh audit.

Kriteria audit digunakan sebagai referensi guna menetapkan kesesuaian dan dapat mencakup kebijakan, prosedur, standar, persyaratan legal, persyaratan sistem manajemen, persyaratan kontrak, kode etik tertentu atau pengaturan perencanaan lain yang sesuai.

Dalam kejadian setiap perubahan pada tujuan, ruang lingkup, dan kriteria audit, program audit hendaknya dimodifikasi jika perlu.

Jika dua atau lebih sistem manajemen dari disiplin yang berbeda diaudit bersama dalam audit kombinasi, sangat penting untuk memastikan tujuan, ruang lingkup, dan kriteria audit konsisten dengan tujuan dari program audit yang relevan.

Pemilihan Metode Audit

Personel yang mengelola program audit hendaknya menyeleksi dan menetapkan metode yang efektif untuk pelaksanaan audit, disesuaikan dengan tujuan, ruang lingkup, dan kriteria yang ditetapkan.

Jika dua atau lebih organisasi audit melakukan audit bersama pada auditee yang sama, personel yang mengelola program audit yang berbeda hendaknya setuju pada metode audit dan mempertimbangkan implikasi untuk sumber daya dan perencanaan audit. Jika auditee menggunakan dua atau lebih sistem manajemen pada disipilin yang berbeda, audit kombinasi perlu dimasukkan ke dalam program audit.

Pemilihan Anggota Tim Audit

Personel yang mengelola program audit hendaknya menunjuk anggota tim audit, mencakup ketua tim dan tenaga ahli yang dibutuhkan untuk audit yang spesifik.

Tim audit hendaknya diseleksi, sesuai kompetensi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan audit individual dalam ruang lingkup yang ditetapkan. Jika hanya terdapat 1 orang auditor, ia hendaknya tampil dalam kapasitas sebagai ketua tim.

Dalam memutuskan ukuran dan komposisi tim audit untuk audit yang speisifik, pertimbangan hendaknya diberikan pada hal-hal berikut:

  1. Kompetensi umum tim audit yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan audit dengan memperhitungkan ruang lingkup dan kriteria audit
  2. Kompleksitas audit dan jika audit dilakukan secara kombinasi atau bersama-sama
  3. Metode audit yang digunakan
  4. Persyaratan kontrak dan legal serta lainnya yang dianut oleh organisasi
  5. Keperluan untuk memastikan independensi anggota tim audit dari aktivitas yang diaudit dan untuk menghindari konflik atau kepentingan tertentu
  6. Kemampuan anggota tim audit untuk berinteraksi secara efektif dengan perwakilan auditee dan untuk bekerja bersama
  7. Bahasa yang digunakan saat audit, serta karakteristik sosial dan budaya auditee. Isu ini terkait dengan kemampuan auditor sendiri, atau melalui dukungan tenaga ahli.

Untuk memastikan kompetensi umum tim audit, tahapan yang harus dilakukan adalah:

  1. Identifikasi pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan audit
  2. Seleksi tim audit sesuai pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan tersebut

Jika, semua kompetensi yang dibutuhkan tidak dimiliki oleh auditor di dalam tim audit, tenaga ahli dengan kompetensi tambahan hendaknya diikutsertakan di dalam tim. Tenaga ahli hendaknya bertugas di bawah arahan dari auditor namun tidak bertindak sebagai auditor.

Auditor dalam pelatihan dapat diikutsertakan di dalam tim audit, namun partisipasinya dibawah arahan dari auditor.

Penyesuaian ukuran dan komposisi tim audit perlu dilakukan selama audit, sebagai contoh jika konflik kepentingan atau isu kompetensi terjadi. Jika situasi tersebut terjadi, hendaknya didiskusikan dengan pihak yang terkait (ketua tim audit, personel yang mengelola program audit, klien audit, atau auditee) sebelum segala penyesuaian dibuat.

(Diterjemahkan dari ISO 19011: 2011)

Bagaimana Membangun Sistem?

Huahahahaha..

Mari ketawa dulu.

Mungkin tulisan ini patut dan layak ditertawakan. Siapa saya? Berani-beraninya menulis tentang BAGAIMANA MEMBANGUN SISTEM. Haikss.. Kerjaan aja  cuma ngurusin c***** wkwwkwk..

Tapi sempat diskusi dengan rekan apoteker di kantor lama, soal bagaimana memulai membangun sistem. Jadi ini kisahnya sekadar sharing doang.

Dalam membangun sistem itu yang pertama-tama diperlukan adalah pemetaan proses-proses yang ada di suatu organisasi. Misal, saya kasih contoh usaha es mambo di keluarga saya dulu aja. Ada bagian pembelian, ada bagian produksi, ada bagian formulasi es mambo, ada bagian pengembangan bisnis, ada bagian penyimpanan, ada bagian kualitas, dan ada bagian penjualan. Yah, pada umumnya mamak saya semua sih yang ngelakuin, kecuali produksi-packaging.

Kalau sudah dipetakan, maka lanjutannya adalah pembuatan peta dalam gambar, lebih baik begitu. Ini yang kalau di teori dikenal dengan Business Process Mapping (BPM), yang kalau training itu 3 hari 5 juta rupiah. Hehehe..

Sesudah itu, kalau sudah ketemu proses-prosesnya, maka buatlah detail flow per proses. Jadi misal formulasi es mambo itu dimulai dari masukan dilanjutkan dengan trial dilanjutkan lagi dengan evaluasi, hingga pada keputusan es mambo yang enak macam apa. Gitu saja kok. Nggak repot-repot. Kalau es mambo nggak repot, maksudnya gitu.

Nah kalau sudah, cocokkan flow proses alias Standar Operating Procedure (SOP) itu ke BPM. Sesuai? Kalau sudah mari kita lanjut lagi.

Kemudian kita beranjak pada struktur dokumen. Biasanya ada beberapa level. Ujung pertama namanya MANUAL. Hasil mapping dan flow tadi dibahasakan dan disesuaikan dengan standar yang berlaku. Misal kita mau ngacu ke ISO 9001, ya sesuaikanlah manual dengan map dan flow tadi. Sampai di tahap ini maka kita sampai pada jejaring yang makin rumit. Sesekali saya hendak muntah kalau membahas ini. Penyesuaian diperlukan karena sejatinya kita harus berangkat dari MANUAL itu. Cara yang saya paparkan disini semata agar kita nggak buta pada keadaan saja.

Kalau sudah juga, turunkan ke instruksi kerja alias kalau kerennya Working Instruction (WI). Bagaimana membungkus es mambo yang baik, dan sejenisnya.

Dilengkapi pula dengan form, misal kartu stok karet atau kartu stok plastik. Atau juga checklist pembersihan baskom es mambo.

Voila, jadilah sistem sederhana kita.

Untuk memastikan, ada yang namanya proses AUDIT yang bertujuan memverifikasi sistem dengan aktual prosesnya.

Sejatinya ya begini saja. Tapi semakin besar jaringnya, maka semakin pusinglah kepala. Semakin mau muntah juga saya. Hehehehe..

Semoga bisa menjadi informasi yang berguna 🙂

Sudah jadi?