All posts by ariesadhar

Auditor Wanna Be, Apoteker, dan Author di ariesadhar.com

Pedoman Audit Sistem Manajemen: Mempersiapkan Aktivitas Audit

Melakukan Tinjauan Dokumen dalam Persiapan Audit

Dokumentasi yang sesuai untuk sistem manajemen hendaknya ditinjau guna:

–       Mendapatkan informasi untuk mempersipkan aktivitas audit dan dokumen kerja yang relevan, seperti proses dan fungsi

–       Membuat tinjauan terhadap ruang lingkup sistem dokumentasi untuk mendeteksi kesenjangan yang mungkin terjadi

Dokumentasi hendaknya mencakup, jika mungkin, dokumen dan catatan sistem manajemen, sebagai mana yang terdapat dalam laporan audit sebelumnya. Tinjauan dokumen hendaknya mencakup ukuran, kebiasaan, dan kompleksitas sistem manajemen dan organisasi yang ada pada auditee, serta terkait dengan tujuan dan ruang lingkupnya.

Mempersiapkan Rencana Audit

Ketua tim audit hendaknya mempersiapkan rencana audit berdasarkan informasi yang terdapat dalam program audit dan dokumentasi yang disediakan oleh auditee. Rencana audit hendaknya mempertimbangkan efek dari aktivitas audit terhadap proses auditee dan menyediakan dasar bagi persetujuan antara klien audit, tim audit, dan auditee terkait pelaksanaan audit. Rencana hendaknya memfasilitasi penjadwalan yang efisien dan koordinasi aktivitas audit dalam rangka mencapai tujuan secara efektif.

Jumlah dari detail yang disediakan dalam rencana audit hendaknya merefleksikan ruang lingkup dan kompleksitas audit, sebagaiamana efek ketidakpastian dalam pencapaian tujuan audit. Dalam mempersiapkan rencana audit, ketua tim audit hendaknya menaruh perhatian pada aspek-aspek:

–       Teknik sampling yang sesuai

–       Komposisi tim audit dan kompetensi kolektif

–       Resiko terhadap organisasi yang diciptakan oleh audit

Sebagai contoh, resiko organisasi sebagai akibat kehadiran tim audit dapat mempengaruhi kesehatan dan keamanan, lingkungan dan kualitas, serta kehadiran tersebut dapat menjadi ancaman bagi produk, servis, personel, maupun infrastruktur yang ada pada auditee (contoh: kontaminasi fasilitas ruang bersih).

Untuk audit kombinasi, perhatian penuh hendaknya diberikan pada interaksi antara proses operasional dan tujuan yang bersaing serta prioritas dari sistem manajemen yang berbeda.

 

Ukuran dan muatan rencana audit bisa berbeda, sebagai contoh, antara audit awal dan berikutnya, sebagaimana juga audit internal dan eksternal. Rencana audit hendaknya cukup fleksibel untuk memungkinkan perubahan yang bisa menjadi penting untuk kelangsungan aktivitas audit.

Rencana audit hendaknya mencakup hal-hal sebagai berikut:

  1. Tujuan audit
  2. Ruang lingkup audit, mencakup identifikasi unit organisasi dan fungsional, sebagaimana proses yang diaudit
  3. Kriteria audit dan segala dokumen referensi
  4. Lokasi, tanggal, waktu dan durasi audit yang direncanakan, sesuai proses yang diaudit
  5. Metode audit yang digunakan, mencakup ruang lingkup sampling audit diperlukan untuk mendapatkan bukti audit yang sesuai dan juga rancangan sampling plan, jika diperlukan.
  6. Peran dan tanggung jawab anggota tim audit, sebagaimana pemandu dan observer
  7. Alokasi dari sumber daya yang sesuai untuk area kritis

Rencana audit hendaknya mencakup hal-hal berikut:

  1. Identifikasi perwakilan auditee untuk audit
  2. Bahasa kerja dan pelaporan untuk audit yang dilakukan dengan perbedaan bahasa auditor dan auditee
  3. Topik laporan audit
  4. Penatalaksanaan logistic dan komunikasi, mencakup pengaturan spesifik untuk lokasi yang diaudit
  5. Segala hal spesifik yang diperlukan untuk menanggulangi efek ketidakpastian pencapaian tujuan audit
  6. Hal-hal terkait kerahasiaan dan keamanan informasi
  7. Segala tindak lanjut dari audit sebelumnya
  8. Segala aktivitas untuk audit yang direncanakan
  9. Koordinasi dengan aktivitas audit lainnya, dalam kasus audit bersama

Rencana audit hendaknya ditinjau dan disetujui oleh klien audit, dan hendaknya dipresentasikan pada auditee. Segala keberatan oleh auditee pada rencana audit hendaknya diselesaikan antara ketua tim audit, auditee, dan klien audit.

(Diterjemahkan dari ISO 19011: 2011)

Lappy, BG, dan Tanda-Tanda Alam

Bukan saya namanya, kalau tidak menyambung-nyambungkan. Tapi apapun, saya selalu percaya bahwa setiap peristiwa di dunia ini ada maksudnya. Tinggal kita bertanya “apa sih maksudnya?”

Awal kisah, seperti pernah saya tulis juga sebelumnya, si lappy rusak di usia jelang 3 tahun, hanya selisih sekian hari dari editor minta softcopy naskah saya–yang memang hanya disimpan di lappy.

Lalu beberapa waktu yang lalu, saya membaca twit bocah rantau bersama Mbak Lala Purwono, soal buku antologi indie yang go mayor. Yeah, turut bergembira. Dan saya akan beli itu buku kalau udah keluar. Dan kemudian saya bertanya tentang naskah buku saya–dalam hati.

Lalu lagi, kemarin saya dapat kabar dan sedikit tanya-tanya dari editor, tentang naskah saya, yang bercerita tentang si Alfa. Saya ingat banget bab-bab awal naskah itu menceritakan awal kisah rusaknya Alfa.

Kerusakan pertamanya adalah selang karburator yang bocor. Hal itu bahkan menjadi inti di Bab (Bukan) Idola Indonesia.

Dan hanya 4 jam sesudah saya menjawab tanya-tanya dari editor, eh si BG berulah dengan mengucurkan bensin tiada henti dari selang karburatornya. Yang bikin ngelus dada adalah yang mengucur itu Shell Super seharga Rp. 9,800 yang baru dibeli. -_______-”

Total jenderal–sampai pagi–ada kali Rp. 30,000 yang mengucur lalu menguap, belum lagi meluap ke busi dan ke knalpot.

Belum lagi, itu si BG baru tak servis di AHASS hari Sabtu. So, can I believe AHASS again after this incident? Entahlah. Tapi faktanya, sejak saya berpisah dengan Alfa, saya nggak pernah lagi kontak dengan karburator, selang bensin, klep, jarum, dan segala tetek bengek permotoran lainnya. Dan menjelang kisah si Alfa memasuki babak baru, eh tangan saya belepotan Shell Super.

Semoga kisah benda-benda mati ini penuh ironi ini cukup sampai disini. Amin.

😀

5 Kebiasaan Pemicu Stress

Berhubung saya lagi stress, jadi saya cari artikel tentang stress. Dan saya temukan disini. Ringkasnya, ini dia.

MENGEJAR KESEMPURNAAN

Perfeksionisme adalah penyebab umum dari stress. Yang bener sebaiknya adalah mengetahui bahwa kita tidak akan bisa sempurna namun akan bisa dan selalu melakukan yang terbaik yang bisa dilakukan. Kesempurnaan itu kemudian memicu pergolakan internal yang kadang memicu omongan negatif 🙂

MENGGUNAKAN KEMARAHAN PADA ORANG LAIN

Kadang kita stress dengan kelakuan rekan, anak, pekerja, dll, lalu marah. Dalam bahasa Inggris, marah adalah ANGER, yang hanya 1 huruf lebih pendek dari DANGER (bahaya). Marah mengeluarka hormon stress. Sekadar memukul bantal atau pelampiasan lain sebenarnya cukup bisa membantu.

RUTIN DUDUK SEPANJANG HARI

Tubuh ini dibangun untuk bergerak, tapi kita tidak banyak melakukannya. Itu masalahnya. Bergeraklah. Gunakan tangga alih-alih eskalator. Kalau lagi nonton TV, lakukan gerak ringan.

BERKATA “IYA” SEPANJANG WAKTU

Kita kadang perlu memprioritaskan dan realistis terhadap segala yang bisa kita lakukan, tanpa selalu mengiyakan perkataan orang lain. Memuaskan orang lain, bagaimana caranya? Jadi, jangan selalu berkata “iya”.

MENGABAIKAN WAKTU ISTIRAHAT

Nonton TV itu istirahat? Ya nggak juga. Kadang kita hanya perlu istirahat dan bukannya aktivitas rekreasional. Jadi ya semacam tenang dan tidur itu adalah waktu-waktu yang diperlukan. Dan bukannya diabaikan? 😀

Tentang Lovefacture (1)

Bulan Desember lalu saya memulai proyek baru berjudul LOVEFACTURE. Sebuah proyek menulis yang saya buat blognya sendiri, jadi 1 blog isinya ceritanya doang. Dan sampai sekarang baru kelar 17 bab -___-”

Baru 17 bab? Iya, karena saya sadar ‘nafas’ saya yang pendek dalam bercerita, maka saya buat bab yang banyak dulu, untuk kemudian nanti diedit-edit lagi, kalau memang mau diperbaiki. Angka 17 ini bahkan belum setengahnya.

Ini mungkin proyek yang bisa dibilang paling rapi yang saya punya. Baru kali ini saya membuat outline dengan ‘sebegitunya’, semata-mata ingin hasil yang sempurna. Hanya saja, memang, pemilihan cara bercerita saya sungguh menimbulkan kelelahan. Terkadang saya menjadi delusional ketika menulis bab demi bab. Tentu saja karena pilihan sudut pandang yang saya ambil. Saya tahu itu sulit, tapi buat saya ini tantangan besar. Saya harus terus memaksa diri saya untuk push to the limit. HARUS!

Kalau luput agak lama, saya bahkan sampai lupa jalan dan bagaimana bercerita, maka saya kemudian harus baca ulang, juga tulis ulang. Dan saya amat yakin banyak yang belum sempurna dari proyek ini.

Satu hal, saya pernah dengar bahwa tulisan yang baik itu adalah tulisan yang SELESAI. Maka itu pula di blog ini mulai jarang cerpen, karena saya mencoba fokus di LOVEFACTURE dulu. Mohon doa agar proyek ini selesai, lalu bisa diedit, dan jika mungkin bisa menemukan rumahnya. Saya menulis posting ini semata-mata sedang lelah pasca penulis bab ke-17.

🙂

Apa Aku Membencimu Saja?

Sudah bertahun-tahun lamanya. Ketika aku dan kamu dalam dua jalan yang berbeda. Meskipun aku selalu berusaha membuatnya sama, tapi sulit.

Dalam setiap pertemuan kita, dalam setiap kata-kata yang kamu ucapkan, dalam setiap baris-baris pesan singkat, bahkan dalam setiap pesan di Facebook, sungguh selalu menggugah perasaan rindu. Tidak untuk siapa-siapa, hanya untukmu.

Pantaskah aku merindumu di saat seharusnya aku merindukan orang lain? Makanya, orang bilang rindu itu indah. Waktu teman-temanku melepas rindu bersama kekasihnya tampak sekali indah. Lantas aku? Aku begitu tersiksa karena rinduku padamu hanya sekadar rindu belaka.

Tidak ada keharusan kamu untuk juga merinduku, tidak juga ada sarana atau upaya untuk melepas kerinduanku kepadamu.

Apa aku membenci dirimu saja?

Waktu kamu menjatuhkan hatimu pada orang lain, sungguh aku sudah mendapatkan perasaan itu. Aku berhasil membencimu. Namun waktu ternyata tidak berjalan semudah yang aku kira. Kamu terluka, kamu sakit, kamu lantas memutuskan sesuatu yang besar, dan tidak ada lagi alasan bagiku untuk membencimu lagi.

Aku tidak pernah dan tidak akan pernah bisa menyentuhmu. Tidak pernah dan tidak akan pernah bisa memilikimu. Tapi aku selalu dan akan selalu merindumu. Bahkan ketika aku sudah berhasil membencimu, satu-satunya alasanku berbuat itu sirna dengan mudahnya.

Aku berada di persimpangan jalan. Persimpangan yang sulit. Apakah aku harus memilihmu, sementara tidak mungkin aku memilikimu? Apakah aku harus bertahan dengan pilihanku, sementara di dalam hatiku selalu ada kamu?

Ini persimpangan tersulit dalam hidupku.

Kupejamkan mata dan berdiri di persimpangan itu. Kuhirup nafas dalam, hingga paru-paru penuh dengan oksigen. Semua memompakan darah ke otakku. Berharap aku bisa berpikir.

Tapi sia-sia, darah itu malah mengalir ke hati dimana satu-satunya pilihan menurutnya adalah kamu!

Tampak bayangan seluruh hidupku datang menghampiri. Kupeluk erat dia, kuharap dapat memberikan sesuatu yang berharga untuknya. Aku ingin dia menikmati seluruh perjalanannya. Dan itu tidak lain butuh pilihanku. Jalan mana yang hendak kupilih. Jalan itu tak jauh, persis di depanku.

Waktu sudah mengayuh dirinya terlalu jauh. Dan semakin aku terbawa olehnya! Sungguh sulit. Memang lebih baik seharusnya aku membencimu saja. Tapi membaca tulisan-tulisanmu, membaca kata-katamu, dan memaknai detail-detail kalimat manismu, aku betul-betul tak bisa membencimu.

Tolonglah, beri aku cara!

* * *

Pria galau itu masih berdiri lemah di persimpangan berdebu. Berteriak penuh keluh kesah. Pilihan hidup tentunya tidak mudah. Apalagi disuruh memilih hati dan otak.

Pria itu semakin lemasnya tapi masih ada senyum tersungging di bibir tebalnya. Hmmm.. agaknya dia sudah mendapatkan keputusan.

 * * *

Aku berjalan disini, memilih jalanmu. Sederhana bukan? Terserah padamu, meski aku tahu kamu mencintai yang lain, tapi biarkan aku mencintaimu. Ada atau tiada cinta, bagiku tiada mengapa. Setidaknya dengan ini, aku bisa menemukan diriku yang telah lama hilang.

Aku memang tidak bisa membencimu. Sungguh.

Ketika Harus Bertanya Mengapa

Sebulan ini dua kabar duka saya peroleh dari teman-teman saya. Kabar yang sungguh tidak mengenakkan ketika generasi baru yang dinantikan dengan penuh harap, disambut dengan doa dan cinta, dan (yang paling utama) amat sangat dicintai oleh orang tuanya, harus kembali kepada penciptanya. Dua kabar yang sepanjang perjalanan dari kos ke gereja kemarin, di sela-sela macetnya Cikarang, menjadi bahan pemikiran saya. Hingga kemudian saya bertanya, “mengapa?”

Ya, mengapa dua sosok mungil itu yang dipilih? Bukankah mereka berdua dinantikan dengan amat sangat oleh banyak orang? Dicintai dengan sepenuh jiwa oleh banyak orang pula.

Perihal teman-teman saya juga, mengapa mereka yang kemudian menjalani ini?

Yang terlintas di benak saya sebenarnya adalah perihal bayi-bayi yang dibuang, perihal bayi-bayi yang digugurkan karena rasa malu kedua pemrakarsanya, perihal mereka yang tanpa dosa dan ketika nongol ke dunia malah dianggap sebagai bentuk dosa.

Yang terlintas di benak saya adalah orang-orang bodoh yang kemudian menyia-nyiakan amanah, hadiah, dan buah cinta Tuhan kepada mereka.

Kenapa di saat ada saja berita soal orang tua yang mengambil nyawa bayinya dengan sengaja, ada pula orang tua yang harus rela kehilangan buah cinta mereka?

Sungguhpun, saya tidak mendapat jawab ketika saya bertanya mengapa. Sehingga memang tampaknya tanya itu tidak perlu dilontarkan.

Selamat jalan putri mungil (K. A. K) dan jagoan kecil (G. S. P. Y), jadilah malaikat bagi kedua orang tua kalian. They love you with all of their life.

With my deep condolence 😦

Pedoman Audit Sistem Manajemen: Memulai Audit

Umum

Ketika audit dimulai, tanggung jawab untuk pelaksanaan audit tetap pada ketua tim yang telah ditunjuk sampai audit selesai. Untuk memulai audit, tahapan dalam klausul ini hendaknya dipertimbangkan, meskipun tahapan dapat berbeda tergantung auditee, proses, dan kondisi khusus dari audit.

Melaksanakan Hubungan Awal Dengan Auditee

Hubungan awal dengan auditee untuk pelaksanaan audit dapat dilakukan secara formal dan informal serta hendaknya dilaksanakan oleh ketua tim audit. Tujuan hubungan awal ini adalah:

–       Membuat komunikasi dengan perwakilan auditee

–       Konfirmasi otoritas untuk melaksanakan audit

–       Menyediakan informasi terkait tujuan audit, ruang lingkup, metode, komposisi tim audit, mencakup tenaga ahli

–       Permintaan akses terhadap dokumen yang sesudai guna kepentingan perencanaan

–       Mengetahui persyaratan yang legal dan kontrak serta lainnya yang sesuai dengan aktivitas dan produk auditee

–       Konfirmasi persetujuan auditee terkait ruang lingkup penyingkapan serta perlakuan terhadap informasi yang rahasia

–       Membuat pengaturan audit termasuk penjadwalannya

–       Mengetahui persyaratan spesifik lokasi untuk akses, keamanan, kesehatan, keamanan, dan lainnya

–       Persetujuan kehadiran obserber dan kebutuhan pemandu untuk tim audit

–       Mengetahui area yang terkait dalam hubungannya dengan audit yang spesifik

Menentukan Kelayakan Audit

Kelayakan audit hendaknya ditentukan untuk menghadirkan kepercayaan yang masuk akal bahwa tujuan audit dapat dicapai. Penetapan ini hendaknya mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:

–       Informasi yang cukup dan sesuai untuk perencanaan dan pelaksanaan audit

–       Kooperasi yang cukup dari auditee

–       Waktu dan sumber daya yang cukup untuk melaksanakan audit

Jika audit dinyatakan tidak layak, alternative hendaknya diajukan kepada klien audit, dengan persetujuan dengan auditee

(Diterjemahkan dari ISO 19011: 2011)

Pedoman Audit Sistem Manajemen: Pemantauan, Peninjauan, dan Perbaikan Program Audit

PEMANTAUAN PROGRAM AUDIT

Personel yang mengelola program audit hendaknya memantau implementasi dengan mempertimbangkan kebutuhan untuk:

  1. Evaluasi kesesuaian dengan program audit, jadwal, dan tujuan audit
  2. Evaluasi kinerja anggota tim audit
  3. Evaluasi kemampuan tim audit untuk implementasi rencana audit
  4. Evaluasi umpan balik dari manajemen puncak, auditee, auditor, dan pihak lain yang terkait

Beberapa faktor yang dapat menentukan kebutuhan perubahan program audit adalah:

  1. Temuan audit
  2. Tingkatan yang ditunjukkan dalam efektivitas sistem manajemen
  3. Perubahan pada sistem manajemen yang diacu klien atau auditee
  4. Perubahan terhadap standar, maupun persyaratan legal dan kontrak atau persyaratan lainnya yang dianut oleh organisasi
  5. Perubahan pemasok

 

PENINJAUAN DAN IMPROVISASI PROGRAM AUDIT

Personel yang mengelola program audit hendaknya melakukan peninjauan terhadap program audit untuk mengecek ketercapaian tujuan. Pelajaran yang diambil dari peninjauan program audit digunakan sebagai masukan dalam perbaikan berkelanjutan terhadap program.

Peninjauan program audit hendaknya mempertimbangkan:

  1. Hasil dan tren dari pemantauan program audit
  2. Kesesuaian dengan prosedur program audit
  3. Kebutuhan dan harapan yang berkembang dari pihak terkait
  4. Catatan program audit
  5. Metode audit baru atau alternative
  6. Efektivitas pengukuran untuk mengetahui resiko yang terkait program audit
  7. Isu kerahasiaan dan keamanan informasi yang terkait program audit

Personel yang mengelola program audit hendaknya meninjau seluruh implementasi program audit, mengidentifikasi area perbaikan, mengubah program jika perlu, dan juga:

Melakukan peninjauan terhadap pengembangan profesional yang berkelanjutan dari auditor (sesuai 7.4, 7.5, dan 7.6)

Melaporkan hasil dari peninjauan program audit kepada manajemen puncak.

(Diterjemahkan dari ISO 19011: 2011)

Pedoman Audit Sistem Manajemen: Pengelolaan Keluaran dan Pemeliharaan Catatan Program Audit

PENGELOLAAN KELUARAN PROGRAM AUDIT

Personel yang mengelola program audit hendaknya memastikan bahwa aktivitas berikut diselenggarakan:

  1. Peninjauan kembali dan persetujuan laporan audit, mencakup evaluasi kesesuaian dan kemantapan temuan audit
  2. Peninjauan kembali analisa akar masalah dan efektivitas tindakan koreksi dan tindakan pencegahan
  3. Distribusi laporan audit kepada manajemen puncak dan pihak lain yang relevan
  4. Penetapan keperluan untuk segala tindak lanjut dari audit

PENGELOLAAN DAN PEMELIHARAAN CATATAN PROGRAM AUDIT

Personel yang mengelola program audit hendaknya memastikan catatan audit dibuat, dikelola, dan dipelihara untuk mendemonstrasikan implementasi program audit. Proses hendaknya dilakukan untuk memastikan segala kepentingan terkait kerahasiaan dari catatan audit dicapai.

Catatan hendaknya mencakup:

  1. Catatan yang terkait dengan program audit, seperti:
    1. Tujuan dan ruang lingkup program audit yang terdokumentasi
    2. Resiko yang relecan dengan program audit
    3. Peninjauan efektivitas program audit
    4. Catatan yang terkait dengan setiap audit individual, seperti:
      1. Rencana audit dan laporan audit
      2. Laporan ketidaksesuaian
      3. Laporan CAPA
      4. Laporan tindak lanjut audit, jika diperlukan
      5. Catatan yang berhubungan dengan personel audit, yang mencakup:
        1. Evaluasi kompetensi dan kinerja dari anggota tim audit
        2. Seleksi tim audit dan anggota tim
        3. Pemeliharaan dan peningkatan kompetensi

Bentuk dan tingkatan detail dari catatan hendaknya memperlihatkan pencapaian terhadap tujuan program audit.

(Diterjemahkan dari ISO 19011: 2011)

Pedoman Audit Sistem Manajemen: Pemberian Tanggung Jawab untuk Audit Individual Kepada Ketua Tim Audit

Personel yang mengelola program audit hendaknya memberikan tanggung jawab untuk melaksanakan audit individual kepada ketua tim audit. Pemberian wewenang ini hendaknya diberikan dalam waktu yang sesuai sebelum tanggal yang ditetapkan untuk memastikan efektivitas perencanaan audit.

Untuk memastikan efektivitas pelaksanaan audit individual ini, informasi berikut hendaknya disediakan kepada ketua tim:

  1. Tujuan audit
  2. Kriteria audit dan referensi yang sesuai
  3. Ruang lingkup audit, mencakup identifikasi unit organisasi dan fungsional serta proses yang diaudit
  4. Metode dan prosedur audit
  5. Komposisi tim audit
  6. Kontak detail auditee, lokasi, tanggal, dan lama waktu aktivitas audit
  7. Alokasi sumber daya yang sesuai untuk pelaksanaan audit
  8. Informasi yang dibutuhkan untuk evluasi dan identifikasi resiko guna pencapaian tujuan audit.

Pemberian wewenang ini hendaknya juga mencakup hal-hal berikut, jika sesuai:

  1. Bahasa dalam bekerja dan pelaporan yang digunakan di tempat audit, berbeda dengan bahasa yang digunakan auditor atau tidak
  2. Muatan laporan audit dan distribusi yang dimintakan oleh program audit
  3. Hal-hal terkait kerahasiaan dan keamanan informasi, jika dipersyaratkan oleh program audit
  4. Segala persyaratan kesehatan dan keamanan untuk auditor
  5. Segala persyaratan keamanan dan otorisasi tertentu
  6. Segala tindak lanjut, jika diperlukan, misal: dari audit sebelumnya
  7. Koordinasi dengan aktivitas audit yang lain, dalam konteks audit bersama.

Jika audit bersama dilakukan, sangat penting untuk mencapai kesepahaman antara organisasi, sebelum proses audit, untuk menetapkan tanggung jawab spesifik setiap bagian, umumnya dikelola dalam otoritas oleh ketua tim audit yang ditunjuk.