Tag Archives: iso 19011

Pedoman Audit Sistem Manajemen: Penugasan dan Persiapan Dokumen Kerja

PENUGASAN KERJA PADA TIM AUDIT

Ketua tim audit, dengan konsultasi bersama tim audit, hendaknya menugaskan kepada setiap anggota tim tanggung jawab untuk mengaudit proses, aktivitas, fungsi, atau lokasi yang spesifik. Setiap penugasan hendaknya menyangkut dengan independensi dan kompetensi auditor dan penggunaan sumber daya yang efektif, sesuai dengan peran berbeda dan tanggung jawab auditor, auditors-in-training, dan tenaga ahli.

Briefing tim audit hendaknya dilakukan oleh ketua tim audit untuk memberikan alokasi penogasan dan memutuskan perubahan yang mungkin. Perubahan pada penugasan kerja dapat dilaksanakan dalam proses audit guna memastikan ketercapaian tujuan audit.

 

PERSIAPAN DOKUMEN KERJA

Anggota tim audit hendaknya mengumpulkan dan meninjau informasi yang relevan dengan penugasan audit dan persiapan dokumen kerja, sesuai kebutuhan, untuk referensi dan untuk mencatat temuan audit. Dokumen yang harus dipersiapkan adalah:

–       Ceklist

–       Sampling plan untuk audit

–       Form untuk mencatat informasi, seperti halnya bukti pendukung, temuan audit, dan catatan rapat

Penggunaan ceklist dan form hendaknya tidak terbatas pada ruang lingkup aktivitas audit, yang dapat mengubah hasil informasi yang diperoleh selama audit.

Dokumen kerja, mencakup catatan yang dihasilkan dari penggunaan, hendaknya disimpan setidaknya sampai penyelesaian audit atau jika disebutkan spesifik dalam rencana audit. Retensi dokumen sesudah penyelesaian audit dideskripsikan dalam 6.6

Dokumen yang rahasia dan mengandung informasi khusus hendaknya disimpan dengan keamanan oleh anggota tim audit.

(Diterjemahkan dari ISO 19011: 2011)

Pedoman Audit Sistem Manajemen: Pemantauan, Peninjauan, dan Perbaikan Program Audit

PEMANTAUAN PROGRAM AUDIT

Personel yang mengelola program audit hendaknya memantau implementasi dengan mempertimbangkan kebutuhan untuk:

  1. Evaluasi kesesuaian dengan program audit, jadwal, dan tujuan audit
  2. Evaluasi kinerja anggota tim audit
  3. Evaluasi kemampuan tim audit untuk implementasi rencana audit
  4. Evaluasi umpan balik dari manajemen puncak, auditee, auditor, dan pihak lain yang terkait

Beberapa faktor yang dapat menentukan kebutuhan perubahan program audit adalah:

  1. Temuan audit
  2. Tingkatan yang ditunjukkan dalam efektivitas sistem manajemen
  3. Perubahan pada sistem manajemen yang diacu klien atau auditee
  4. Perubahan terhadap standar, maupun persyaratan legal dan kontrak atau persyaratan lainnya yang dianut oleh organisasi
  5. Perubahan pemasok

 

PENINJAUAN DAN IMPROVISASI PROGRAM AUDIT

Personel yang mengelola program audit hendaknya melakukan peninjauan terhadap program audit untuk mengecek ketercapaian tujuan. Pelajaran yang diambil dari peninjauan program audit digunakan sebagai masukan dalam perbaikan berkelanjutan terhadap program.

Peninjauan program audit hendaknya mempertimbangkan:

  1. Hasil dan tren dari pemantauan program audit
  2. Kesesuaian dengan prosedur program audit
  3. Kebutuhan dan harapan yang berkembang dari pihak terkait
  4. Catatan program audit
  5. Metode audit baru atau alternative
  6. Efektivitas pengukuran untuk mengetahui resiko yang terkait program audit
  7. Isu kerahasiaan dan keamanan informasi yang terkait program audit

Personel yang mengelola program audit hendaknya meninjau seluruh implementasi program audit, mengidentifikasi area perbaikan, mengubah program jika perlu, dan juga:

Melakukan peninjauan terhadap pengembangan profesional yang berkelanjutan dari auditor (sesuai 7.4, 7.5, dan 7.6)

Melaporkan hasil dari peninjauan program audit kepada manajemen puncak.

(Diterjemahkan dari ISO 19011: 2011)