Pedoman Audit Sistem Manajemen: Terminologi dan Definisi

Audit adalah proses sistematis, independen, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi. Audit internal, seringkali disebut sebagai audit pihak pertama, diselenggarakan oleh organisasi itu sendiri, atau atas nama organisasi, untuk kajian manajemen dan tujuan internal yang lain (contoh: untuk melakukan konfirmasi efektivitas sistem manajemen atau untuk memperoleh informasi guna perbaikan sistem manajemen). Audit internal dapat menjadi dasar pernyataan kesesuaian di dalam organisasi. Di dalam banyak kasus, utamanya di organisasi kecil, independensi dapat memperlihatkan kebebasan dari tanggung jawab terhadap aktivitas yang diaudit atau kebebasan dari bias dan konflik kepentingan.
Audit eksternal mencakup audit pihak kedua dan ketiga. Audit pihak kedua diselenggarakan oleh organisasi terkait kepentingan tertentu seperti pelanggan atau oleh orang lain atas nama pelanggan. Audit pihak ketiga diselenggarakan oleh organisasi audit yang independen, seperti regulator atau badan sertifikasi.
Jika dua atau lebih sistem manajemen dari disiplin yang berbeda (seperti mutu, lingkungan, K3L) diaudit bersamaan, disebut sebagai audit kombinasi.
Jika dua atau lebih organisasi audit bekerjasama melakukan audit pada satu auditee, disebut sebagai audit bersama.

Kriteria Audit merupakan gabungan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang digunakan sebagai referensi bukti audit dibandingkan. Jika kriteria audit merupakan persyaratan hukum (termasuk regulasi dan perundang-undangan), terminologi patuh dan tidak patuh sering digunakan dalam temuan audit.

Bukti Audit adalah catatan, pernyataan atau informasi lain yang sesuai terhadap kriteria audit dan dapat diverifikasi. Bukti audit dapat berupa kualitatif dan kuantitatif.

Temuan Audit adalah hasil evaluasi dari bukti audit terhadap kriteria audit. Temuan audit mengindikasikan kesesuaian atau ketidaksesuaian. Temuan audit dapat menjadi identifikasi terhadap peluang perbaikan atau merekam praktek yang sudah baik. Jika kriteria audit diambil dari persyaratan legal, terminologinya adalah compliance dan non-compliance.

Kesimpulan Audit adalah keluaran dari audit, sesudah mempertimbangkan tujuan audit dan semua temuan audit.

Klien Audit merupakan organisasi atau personel yang meminta audit. Dalam konteks internal audit, klien audit dapat merupakan auditee atau personel yang mengelola program audit. Permintaan untuk audit eksternal dapat berasal dari regulator, pihak ketiga yang terikat kontrak atau klien potensial.

Auditee adalah organisasi yang diaudit.

Auditor adalah personel yang melaksanakan audit.

Tim Audit adalah satu atau lebih auditor yang melaksanakan audit, dan jika perlu didukung oleh ahli teknis. Satu auditor di tim audit ditunjuk sebagai ketua tim. Tim audit dapat menyertakan auditor yang sedang dalam pelatihan.

Ahli Teknis adalah personel yang memiliki pengetahuan spesifik atau keahlian dan menyediakannya pada tim audit. Pengetahuan spesifik atau keahlian terkait dengan organisasi, proses atau aktivitas yang akan diaudit atau bahasa dan budaya. Ahli teknis tidak bertindak sebagai auditor di dalam tim audit.

Observer adalah personel yang berada bersama dalam tim audit, tapi tidak melakukan proses audit. Observer tidak merupakan bagian dari tim audit, dan tidak mempengaruhi atau mengganggu proses audit. Observer dapat berasal dari auditee, regulator, atau pihak lain yang terkait dengan audit.

Pemandu merupakan personel yang ditunjuk oleh auditee untuk membantu tim audit.

Program Audit adalah pengaturan perencanaan satu atau lebih audit dalam rentang waktu spesifik dan dibuat untuk tujuan spesifik.

Ruang Lingkup Audit merupakan cakupan dan batas-batas pelaksanaan audit. Ruang lingkup audit umumnya mencakup deskripsi lokasi fisik, unit organisasi, aktivitas, proses, sejauh tercakup dalam periode waktu yang ditentukan.

Rencana Audit adalah deskripsi aktivitas dan pengaturan pelaksanaan audit.

Resiko adalah pengaruh ketidakpastian pada tujuan.

Kompetensi merupakan kemampuan untuk mengaplikasikan pengetahuan dan kemampuan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Kemampuan menyiratkan penerapan yang sesuai terhadap perilaku personel selama proses audit.

Kesesuaian adalah pemenuhan terhadap persyaratan.

Ketidaksesuaian adalah ketidakpemenuhan dari persyaratan.

Sistem Manajemen adalah sistem yang menetapkan kebijakan dan tujuan yang bersama-sama mencapai tujuan tersebut. Sistem manajemen dari sebuah organisasi dapat mencakup sistem manajemen yang berbeda seperti sistem manajemen mutu, sistem manajemen finansial, atau sistem manajemen lingkungan.

(diterjemahkan dari ISO 19011: 2011)

One thought on “Pedoman Audit Sistem Manajemen: Terminologi dan Definisi

  1. Pingback: Salon Thailand? Siapa Takut? | Sebuah Perspektif Sederhana

Tinggalkan komentar supaya blog ini tambah kece!

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s