Paling mangkel kalau dapat email singkat, padat, absurd. Misal:

berapa nilainya sekarang?

dipakai untuk apa?

Hari ini saya ‘ditegur’ bos. Ya bukan salah saya banget sih. Cuma gara-gara saya balas sebuah email, yang dibalas itu balas lagi (nah loh bingung kan) dengan singkat-padat-absurd.

Dikata email itu kayak chatting kali ya.

Sebenarnya, posting ini saya pikirkan sejak lama. Namun merasa aneh, takut-takut kalau nanti habis nulis ini saya semacam jago kali nulis email kantor, dan pada akhirnya ketika saya salah nulis email, posting ini jadi nggak berguna.

Cuma, karena saya jengah juga dapat email kayak barusan, baiklah ditulis saja.

1. Pastikan bagian To, Cc, dan Bcc KOSONG ketika kita menulis body email. Kecuali dalam hal reply atau reply all. Kenapa? Ada kasus, teman saya nggak sengaja pencet SEND ketika emailnya masih setengah. Mana email resign pula. Hihihihi. Meniadakan To, Cc, dan Bcc juga membantu kita untuk menulis dengan lebih leluasa.

2. SELALU gunakan pembukaan dan penutup. Sekadar Dear Bowo atau Yth Bapak/Ibu, itu cukup untuk pembukaan. Kalau bos juga nggak apa-apa nih, dibuka dengan nama saja. Misal:

Etik,

Tolong.. bla..bla..bla..

Cuma saya sih rada tersinggung kalau bukan bos saya yang kirim email begitu. Hehe. Dan jangan lupa gunakan penutup yang juga etis.

Kalau saya sih, pakainya begini:

Terima kasih

Best Regards,
ariesadhar

Tapi dalam kasus-kasus bahwa urusan di email itu sudah ada kata Terima Kasih atau kita yang direpotkan, saya memilih meniadakan ‘Terima Kasih’ tersebut. Takutnya, yang nyusahin itu ngerasa tersindir. Gitu doang sih.

Apa sih, susahnya menulis:

Dear Bowo,

Sehubungan dengan anu maka tolong anunya si anu dianu-anu.

Terima kasih

Best Regards,
Sepuranu

Atau kalau ribet. Bagian salam terakhir cukup diganti dengan Thanks, Regards, atau bahkan bentuk paling singkat Rgds dan singkat sekali BR (best regards). Sepele, tapi bermakna.

3. Selalu baca berulang kali sebelum membuat email. Kalau lagi tersinggung, jangan sekali-kali bikin email apalagi cc ke seluruh dunia. Nanti berabe dampaknya. 🙂 Dan untuk itu, jagalah emosi dalam menulis email. Yah, saya ini mah, kalau sekadar dapat pentung merah, atau pentung seribu (tanda seru banyak banget) udah pernah. Tapi saya tetap asyik, bahkan friend FB sama si pengirim (sudah resign sejak 2010). 😀

4. Pastikan kita tahu benar penempatan To dan Cc. Termasuk dalam hal Reply serta Reply All. Ada atasan yang mensyaratkan urutan di kolom Cc itu harus pas. Misal: Senior Staf, Ass Manager, Manager, baru dia. Ada pula yang kalau namanya ada di Cc, dia nggak akan ambil pusing karena dia menganggap itu sebagai informasi saja. Toh dia cuma dapat Cc, bukan To.

Aneh-aneh sih.

Kalau saya sih, saya garap saja semuanya, asal masih koridor kerja saya.

5. Selalu Cc atasan langsung terkait semua hal yang relevan. Asal jangan email dolanan di Cc bos juga.

6. Pastikan Dear-nya benar. Ada kasus teman saya ng-email ke bos barunya, eh dia buat Dear-nya bos lamanya. Mungkin masih terbayang kenangan manis. Tapi kan tetap saja wagu. Hahaha. Dan misalnya juga namanya Joko, jangan sampai tertulis Dear Pak Jook. Coba bayangkan rasanya dapat email yang namanya salah. Salah pernah coba ‘membalas’ dengan nama yang salah sih. Dasarnya nekat. Hehehehehe.

7. Kalau mau aman, selalu gunakan Dear Pak, atau Dear Ibu. Nanti kalau yang dikirim ogah dipanggil Pak atau Ibu, pasti dia protes dengan cara tersendiri. Atau kalau namanya meragukan, lanang opo wedok, ya dicari-cari tahu dululah. Kalau memang mentok bisa gunakan Bapak/Ibu, dengan settingan, seolah-olah Bapak/Ibu di email kita sifatnya template. Hehehe.

8. Baca berulang email sebelum klik Send. Ini penting, meskipun kita berada di dalam tumpukan email, tapi 1 email saja yang mispersepsi bisa berabe. Sila cek di blog ini, ketika ada atasan yang membalas email saya dengan sangat singkat, “sangat mengenaskan”. Percaya atau tidak, itu adalah momen untuk saya selalu baca email berulang kali sebelum membalas.

9. Hati-hati dengan auto address. Ada dua kasus yang fatal menurut saya. Pertama, seorang teman hendak mengirim email dolanan ke teman-temannya (ini jamak di anak kantor baru) diketiklah Pra… dengan maksud mengirim ke Pramita. Tapi yang keluar oleh auto address adalah Prayitno. Which is itu adalah MANAGER. Ups. Atau yang jauh lebih parah adalah ketika kantor memberlalukan 1 email akan tembus ke semua karyawan, umumnya untuk email bersifat informasi dan annouce. Misal pegawai@kantoraku.com, kok ya kebetulan ada petinggi bernama Pegasus. Nah begitu kita ketik Peg… maka muncullah email pegawai@kantoraku.com itu tadi. Jadinya? Email penting bisa tersebar ke SELURUH DUNIA. Haha.

10. Untuk email yang kita dapat reply all, misal email undangan pernikahan atau email resign, silakan gunakan fasilitas UNDISCLOSED RECIPIENT. Caranya? Ketik seluruh penerima di kolom Bcc. Praktis seluruhnya akan mendapat email, dan kalaupun akan reply, pasti hanya reply ke kita. Soalnya, ada nih kantor-kantor yang orang-orangnya senang reply all, jadi menuh-menuhin inbox.

Tentunya sampai sekarangpun masih ada email saya yang penuh dengan kesalahan. Tapi setidaknya, sedari awal, saya beritikad baik dengan menambahkan “Dear”, dan selalu mengakhiri dengan “Salam”.

Sekian tips soal etika menulis email, semoga membantu, dan doakan saya nggak salah nulis email. Hehehehehehe.