How to manage issue?

Isu, apapun, besar-kecil, pastinya akan menjadi hal ihwal yang penting dan mendesak untuk diselesaikan. Kenapa? Sebuah isu itu akan menjadi bara yang memanaskan suasana.

Dan yang dibutuhkan untuk menangani isu itu adalah tindakan.

Nah, persoalannya adalah bagaimana bertindak elegan agar suatu isu tidak berkembang menjadi masalah, apalagi masalah besar.

Hal elegan alias cantik alias luwes dalam menyelesaikan masalah sebenarnya dimulai dari melihat fakta-fakta dan data-data secara komprehensif. Utamanya melihat seluruh data dalam definisinya masing-masing. Komprehensif juga setidaknya mengerti makna dari data-data yang terkandung.

Saya pernah punya bos dengan tindakan yang elegan, tentu juga pernah ngawur. *hehehe, sorry loh pak*

Jadi suatu kali, gudang itu penuh minta ampun. Sederhananya, miss plan. Nah ketika nilai inventori menggunung, dapur produksi belum maksimal, isunya adalah what to do? Ada yang langsung laporan ke atas, ada yang mencerna dulu masalahnya baru laporan.

Dan kejadian waktu itu, dua-duanya terjadi.

Saya ikutan mempersiapkan datanya siang dan malam, termasuk proyeksi bagaimana membuatnya normal dalam time phase 6 bulan. Tampak mustahil, tapi bukan bermakna nggak bisa.

Dengan bekal data itulah, lantas pakbos menghadap, menghadapi pertanyaan besar kenapa ini terjadi dan bagaimana ini dikelola. Saya pusing, dan saya yakin pakbos saya lebih pusing. Tapi tim kami bertindak dengan elegan. Maksud saya, mainnya cantik. Saya ingatnya menjadi semacam pertarungan data. Yang satu membahas dari sisi kekinian, yang satu dari perspektif masa depan. Dua-duanya saya padukan dalam satu report yang niscaya kemudian menjadi kelegaan terbesar saya dalam hidup.

Yah.. Elegansi, keluwesan, keindahan dalam bertindak menjadi kuncinya. Elegansi bukan ABS, alias Asal Bapak Senang. Elegansi adalah bertindak dengan manis, dengan janji yang oke tapi realistis, dan yang pasti bertindak atas dasar data yang jelas dan definisi yang pasti.

Akhirnya memang, Oktober, misi nyaris mustahil itu tercapai. Overload bisa turun. Saya ingat benar setiap hari berharap conditional formatting yang saya buat merah itu segera menjadi putih, pertanda kapasitas sudah oke. Setiap hari saya nggak lelah menarik data dan mencernanya.

Rong-rongan ada, jelas, tapi dengan basis data dan tindakan yang bermakna dari pakbos, meski tentu di sisi tertentu saya sebel dengan cara-cara ala manusia planning (ini kan jenis manusia paling dibenci di pabrik manapun.. huhuhuhu…), tapi hasilnya oke. Isu yang besar itu dikelola dan tidak menjadi lebih besar, tapi lantas diselesaikan dengan cara yang manis.

Saya tersenyum melihat angka 4 di BSC. Bagi saya itu awesome.

Nah, saya bukan mau menggurui siapapun dengan posting ini. Saya hanya berefleksi pada salah satu momen terburuk dan terindah saya dalam hidup. Terburuk karena itu momen saya pulang jam 11 malam dan datang lagi jam 7 pagi. Terburuk ketika saya setiap hari mimpinya bahan baku. Terburuk karena dering telepon itu ibarat lonceng kematian bagi saya.

Tapi terbaik ketika saya bisa menunjukkan bahwa saya bisa. Ketika kemudian orang-orang tahu, siapa kami, siapa saya. Ketika semuanya lantas mengerti bahwa performa itu tidak berdasar sekadar bacot atau arogansi, tapi tindakan nyata yang membuahkan hasil yang jelas.

Nah, kalau masalah besar begitu.

Hari ini saya komunikasi dengan beberapa rekan lama, sedikit nostalgia keadaan. Yah, bahwa kadang saya dirindukan sebagai salah satu personil yang kompromistis. Bagi saya, bagian planning itu harus kompromi, itu pasti. Apapun yang kompromi dengan tujuan tercapainya pemenuhan forecast. Jadi aspek-aspek administrasi, kadang saya tuntaskan tanpa melewati pakbos, asal kadarnya sesuai. Itu cara saya. Dan syukurlah, kompromi itu kemudian menjadi perkara kecil yang tidak perlu raise issue sehingga lantas jadi heboh nggak penting. Toh sudah ada heboh besar ketika inventori menggunung, cukuplah. Nggak usah disertai kehebohan lain lagi, apalagi yang remeh.

Kenapa saya berani? Ya karena saya cukup tahu definisi. Artinya, dengan bekal yang saya tahu-walau sedikit-ya saya bisalah melakukan tindakan dengan luwes, tanpa perlu menjadikan ini isu dan kemudian masalah besar.

Misal nih, kalau cuma sekadar permintaan bahan baku untuk trial di produksi, apa iya harus ditolak? Trial itu kan kaitannya untuk proses, iya kan? Proses nanti bakalnya ngeluarin produk juga. Padahal inti dari seluruh bisnis, ya produk. So? Apa lagi? Kalau memang permintaan itu mengurangi stok signifikan, putar otak lagi. Kalau mau ya beli lagi. Gitu aja siklusnya.

Dan Pakbos saya baru tahu soal masalah itu, ketika ia approve permintaan pembelian yang saya buat.

“Ini buat apa?”

“Begini, begini, begini…”

Hanya 5 menit, dengan logika yang oke, dan report yang jelas (tentu include data), disetujuilah permintaan itu.

Begitulah.. Tidak semua isu akan berkembang menjadi masalah kalau dipadamkan segera. Tapi tindakan yang tidak elegan, justru akan menyulut bara api tadi jadi api beneran.

Dan kalau kemudian sudah jadi api, semua sudah kebakaran, mau bilang apa? Apalagi ketika kemudian dibuktikan bahwa seharusnya itu nggak jadi hal besar? Misal kita kepanasan di sauna, itu bukan bermakna di luar ruang sauna itu ada kebakaran kan? Logikanya sih begitu.

Hmmm, macam menggurui kali tulisan ini. Tapi ini beneran refleksi saja, hasil kenang mengenang hari ini. Sekali lagi, bahwa saya kemarin juga habis bikin masalah sendiri, sehingga lantas kehilangan. Kenapa? Ya karena saya mengelola isu yang kecil dengan cara yang salah, jadilah ia api yang besar dan hancur.

Refleksi pribadi saya, ditunjang hasil mengenang hari ini, dan disertai pengamatan. Begitulah, pada akhirnya, semua masalah tidak akan besar jika ditangani dengan cara yang elegan.

Sesederhana itu, tapi sulit banget. Mana saya baru 3 hari yang lalu bertindak tidak elegan. Huhuhuhuhu…

Nggak apa-apa, hidup itu belajar, jadi lebih baik 🙂

Semangat!